Chatbot IA pour Syndics de copropriété

Questions des copropriétaires filtrées avant le standard

Le chatbot IA répond aux questions récurrentes sur les charges, l'assemblée générale et les travaux, et transmet le reste au gestionnaire de l'immeuble. Hébergement dans l'UE, conforme au RGPD.

Sans inscription · Conforme au RGPD

Le chatbot pour mon cabinet de syndic

Ça vous parle ?

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Plusieurs immeubles, des centaines de copropriétaires, et toujours les mêmes questions : charges, assemblée générale, travaux

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Un dégât des eaux un samedi soir génère dix appels avant le lundi matin

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Chaque convocation d'assemblée générale déclenche une vague de questions identiques

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Le standard ne sait pas toujours à quel immeuble se rattache l'appel

Comment Smartwebchat vous aide

Rattachement à l'immeuble

Le chatbot demande de quel immeuble il s'agit et oriente vers le gestionnaire concerné — le standard ne reconstitue plus le contexte à chaque appel.

Assemblée générale expliquée

Convocation, ordre du jour, pouvoir, délais : les questions récurrentes reçoivent une réponse à partir de ce que le cabinet enregistre, sans mobiliser un gestionnaire.

Sinistres qualifiés dès le premier message

Nature du désordre, localisation, immeuble concerné : la déclaration arrive complète, y compris le week-end.

Les montants restent au cabinet

Un montant de charges est propre à chaque lot : le règlement de copropriété fixe la part de chacun, et le budget prévisionnel est voté en assemblée générale. Le chatbot explique le principe, il ne calcule rien.

Hébergement dans l'UE

Hébergement exclusivement dans l'Union européenne, avec un accord de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD. Aucun compte de copropriétaire n'est consulté.

Ce qui revient le plus souvent

Les catégories de demandes remontent dans le tableau de bord — utile pour voir quel immeuble génère le plus de questions et lesquelles méritent une note d'information.

Voici à quoi ressemble votre chatbot

Quand a lieu la prochaine assemblée générale ?: La date et les modalités que le cabinet enregistre par immeuble s'affichent automatiquement. Les questions sur l'ordre du jour ou un pouvoir sont transmises au gestionnaire.
Comment déclarer un dégât des eaux ?: Le chatbot recueille l'immeuble, la localisation et la nature du désordre, puis transmet. La déclaration arrive complète même en dehors des heures d'ouverture, ce qui évite dix appels le lundi matin.
Le chatbot peut-il indiquer le montant de mes charges ?: Non. La part de chaque lot est fixée par le règlement de copropriété, et le budget prévisionnel est voté chaque année en assemblée générale. Le chatbot explique le principe et l'échéance, le cabinet répond sur le cas précis.
Les données des copropriétaires sont-elles consultées ?: Non. Le chatbot n'accède à aucun compte ni décompte. Il recueille la demande, l'immeuble concerné et les coordonnées, afin que le gestionnaire réponde lui-même.

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Pourquoi un cabinet de syndic reçoit toujours les mêmes appels

Un métier distinct de celui d'agent immobilier

Le syndic de copropriété est la personne physique ou morale chargée de représenter le syndicat des copropriétaires et d'administrer les parties communes. Ce n'est pas une variante du métier d'agent immobilier, qui vend et loue des biens — c'est un métier structurellement distinct. La loi du 10 juillet 1965 en fixe le cadre. Pour un site, la conséquence est directe : les visiteurs ne sont pas des acheteurs mais des copropriétaires déjà installés, avec des questions de gestion, pas d'acquisition.

Une profession encadrée, et cela se dit

L'exercice professionnel suppose quatre conditions : un casier judiciaire vierge, un diplôme ou une expérience professionnelle définis par le décret de 1972, une garantie financière et une assurance de responsabilité civile professionnelle. La carte professionnelle se renouvelle tous les trois ans auprès de la préfecture. Un copropriétaire qui hésite entre deux cabinets ne connaît pas forcément ces exigences ; une page qui les explique fait plus pour la confiance qu'une promesse de qualité.

Le même appel, multiplié par le nombre de lots

Un cabinet gère plusieurs immeubles en parallèle, chacun avec des dizaines ou des centaines de copropriétaires. Les questions ne varient pas : à quoi correspondent ces charges, quand a lieu l'assemblée générale, où en sont les travaux votés. Chacune est légitime, aucune n'exige un gestionnaire pour être recueillie. C'est exactement le profil où un filtrage en amont change le quotidien du standard.

L'assemblée générale et le sinistre : deux pics prévisibles

Une convocation déclenche une vague de questions identiques sur l'ordre du jour, les pouvoirs et les délais. Un dégât des eaux un samedi soir produit dix appels avant le lundi matin, souvent sans que l'immeuble ni la localisation du désordre soient précisés. Ces deux pics sont prévisibles — et ce sont précisément ceux qu'un premier contact structuré absorbe le mieux.

Recueillir la demande, pas ouvrir le compte

Le chatbot ne consulte aucun compte de copropriétaire et ne calcule aucun montant : la part de chaque lot est fixée par le règlement de copropriété, et le budget prévisionnel est voté chaque année en assemblée générale. Il explique le principe, indique l'échéance telle que le cabinet l'enregistre, et transmet le cas précis au gestionnaire de l'immeuble. Pour une demande sont transmis la catégorie de la demande, les coordonnées et un résumé ; pour une demande de rappel, le nom, le numéro de téléphone et l'heure souhaitée ; pour une demande de rendez-vous, les coordonnées, la prestation souhaitée, la date souhaitée et les remarques ; pour un transfert vers votre équipe, le motif et, si le transfert est activé, les derniers messages de la conversation. Vous pouvez en outre consulter l'historique de conversation complet via l'API. L'hébergement est exclusivement dans l'Union européenne, avec un accord de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD.

Questions fréquentes

Le chatbot peut-il indiquer le montant des charges d'un copropriétaire ?

Non. La part de chaque lot est fixée par le règlement de copropriété, et le budget prévisionnel est voté chaque année en assemblée générale. Le chatbot explique le principe et l'échéance ; le cabinet répond sur le cas précis.

Comment un copropriétaire déclare-t-il un sinistre ?

Le chatbot recueille l'immeuble, la localisation et la nature du désordre, puis transmet. La déclaration arrive complète même le week-end, ce qui évite une série d'appels le lundi matin.

Le chatbot connaît-il la date de la prochaine assemblée générale ?

Oui, si le cabinet l'enregistre par immeuble. Les questions sur l'ordre du jour, un pouvoir ou un délai sont transmises au gestionnaire.

Comment le chatbot sait-il de quel immeuble il s'agit ?

Il le demande, et rattache la demande au gestionnaire concerné. C'est ce qui manque le plus souvent à un appel entrant.

Accède-t-il aux comptes ou aux décomptes de charges ?

Non. Aucun compte ni décompte n'est consulté. Pour une demande sont transmis la catégorie de la demande, les coordonnées et un résumé ; pour une demande de rappel, le nom, le numéro de téléphone et l'heure souhaitée ; pour une demande de rendez-vous, les coordonnées, la prestation souhaitée, la date souhaitée et les remarques ; pour un transfert vers votre équipe, le motif et, si le transfert est activé, les derniers messages de la conversation. Vous pouvez en outre consulter l'historique de conversation complet via l'API.

Où les données sont-elles hébergées ?

Exclusivement dans l'Union européenne, avec un accord de sous-traitance conclu automatiquement au sens de l'article 28 du RGPD. Si vous activez un modèle premium (OpenAI), les requêtes sont transmises à des serveurs hors UE — merci d'en tenir compte dans votre propre politique de confidentialité.

Le chatbot répond-il en dehors des heures d'ouverture ?

Oui, et c'est là qu'il sert le plus : un sinistre ne choisit pas son moment, et une convocation reçue le soir déclenche des questions immédiates.

Peut-on distinguer les demandes par immeuble ?

Oui. Le rattachement à l'immeuble est la première information recueillie, et les catégories remontent par immeuble dans le tableau de bord.

Que se passe-t-il si une question dépasse ce que le chatbot peut traiter ?

Il transmet. Le comportement par défaut est la remise au gestionnaire : une réponse inventée sur des charges ou un vote engagerait le cabinet.

Faut-il un développeur pour l'installer ?

Non. L'intégration se fait par une ligne de script sur le site du cabinet, et les contenus se gèrent par immeuble depuis le tableau de bord.