AI-chatbot voor Notariskantoren

Eerste vragen over akte, testament en levering automatisch afgevangen

De AI-chatbot beantwoordt standaardvragen over de gang van zaken bij een koopakte, testament of huwelijkse voorwaarden en verheldert waar een aanvraag over gaat — het advies zelf blijft bij de notaris. AVG-conform, gehost binnen de EU.

Geen registratie nodig · In minder dan 10 seconden · AVG-conform

Chatbot voor mijn notariskantoor

Herkent u dit?

✗

Veel eerste telefoontjes gaan over dezelfde vragen: welke stukken zijn nodig, hoe lang duurt het, wat kost het ongeveer

✗

Cliënten bellen tijdens een passeerafspraak, precies wanneer er niemand kan opnemen

✗

Vragen komen binnen via makelaar, cliënt en bank tegelijk, zonder dat duidelijk is waar het dossier over gaat

✗

Vragen buiten kantooruren over een lopende transactie blijven onbeantwoord liggen

Zo helpt Smartwebchat u

Kantoor ontlast

Standaardvragen over benodigde stukken, doorlooptijd en de gang van zaken worden automatisch beantwoord — het secretariaat houdt tijd over voor het dossier.

24/7 bereikbaar

Ook tijdens een passeerafspraak of buiten kantooruren krijgen cliënten antwoord op standaardvragen.

Aanvraag vooraf verhelderd

De chatbot legt vast waar het over gaat — koopakte, testament, huwelijkse voorwaarden of oprichting — zodat de juiste medewerker terugbelt.

Advies blijft bij de notaris

Advies over de inhoud van een akte blijft bij de notaris zelf. De chatbot neemt aan en verheldert, hij adviseert niet.

Hosting binnen de EU

Uitsluitend gehost binnen de EU, met een verwerkersovereenkomst volgens AVG art. 28 — passend bij de geheimhoudingsplicht van het notariaat.

Aansluiting op de makelaar

Bij een woningtransactie komt de eerste vraag vaak via de makelaar. De chatbot vangt die af en koppelt hem aan het juiste dossier.

Zo klinkt uw chatbot

Welke stukken heb ik nodig voor het passeren van een koopakte?: Een onderhoudbaar overzicht van de gebruikelijke stukken — identiteitsbewijs, gegevens van de geldverstrekker, het koopcontract — wordt automatisch getoond. Wat in een concreet dossier nodig is, bevestigt het kantoor zelf.
Hoe lang duurt het voordat een testament klaar is?: De chatbot geeft de gebruikelijke gang van zaken weer zoals uw kantoor die vastlegt: intakegesprek, concept, bespreking, passeren. Een concrete termijn noemt het kantoor, omdat die van het dossier afhangt.
Kan de chatbot vertellen wat een akte gaat kosten?: Alleen wat uw kantoor zelf als tarief of bandbreedte vastlegt. Een berekening voor een concreet geval doet de chatbot niet — die hangt af van de akte, het aantal partijen en het dossier.
Wordt dossierinhoud opgeslagen?: De bot vraagt er niet naar. Bij een aanvraag worden de categorie van de vraag, contactgegevens en een samenvatting doorgegeven; bij een terugbelverzoek naam, telefoonnummer en gewenste tijd; bij een afspraakverzoek contactgegevens, gewenste dienst, gewenste datum en opmerkingen; bij een overdracht aan uw team de reden daarvan en, als de overdracht is ingeschakeld, de laatste berichten van het gesprek. Het volledige gespreksverloop kunt u bovendien via de API opvragen. Die aanvraag blijft bewaard tot de termijn afloopt die per assistent is ingesteld (standaard 12 maanden). Een filter op wat iemand daarnaast zelf typt, is er niet: vermeldt iemand toch iets over het dossier, dan komt dat mee in die aanvraag — alleen het gespreksverloop zelf wordt na 30 dagen automatisch verwijderd. De geheimhoudingsplicht van de notaris blijft daarmee bij het kantoor, dat zelf bepaalt wat het met zo'n vermelding doet.

Gratis proberen

Uw persoonlijke AI-chatbot is direct startklaar. 14 dagen gratis, maandelijks opzegbaar, geen creditcard nodig.

14 dagen gratis proberen

Waarom het eerste contact bij een notariskantoor zich laat structureren

Nederland is een land waar men notaristarieven vergelijkt

Sinds de tarieven voor familie- en registergoedwerk zijn vrijgegeven, bepaalt elk kantoor zijn eigen prijs. Dat heeft één praktisch gevolg dat het hele online gedrag van dit segment verklaart: mensen vergelijken. Wie een woning koopt, zoekt eerst wat een leveringsakte ongeveer kost en pas daarna bij wie. Een kantoorwebsite die alleen vertelt wie er werkt, wordt in die fase niet gevonden. Een pagina die de vragen beantwoordt waarmee mensen beginnen — wat zit er in een offerte, waarom lopen de bedragen uiteen, wat komt er nog bij — wordt dat wel. Dit is het punt waarop de Nederlandse markt structureel afwijkt van landen met vaste wettelijke tarieven.

Bij een woningtransactie kiest doorgaans de koper de notaris

Dat de koper de notaris aanwijst, betekent dat de eerste vraag vaak niet van een cliënt komt maar van iemand die er nog een van kan worden — en soms van de makelaar of de bank namens hem. Drie partijen schrijven dan over hetzelfde dossier, meestal zonder dat meteen duidelijk is dat het hetzelfde dossier is. Een gestructureerd eerste contact dat vastlegt om welke akte het gaat, wie de partijen zijn en welke datum in zicht is, voorkomt dat het secretariaat die context drie keer opnieuw bij elkaar zoekt.

De telefoon gaat het hardst tijdens het passeren

Een notaris die aan het passeren is, kan niet opnemen. Dat is precies het moment waarop de meeste vragen binnenkomen, want het is kantoortijd. De vragen zelf zijn zelden ingewikkeld: welke stukken moet ik meenemen, wanneer moet het geld op de kwaliteitsrekening staan, hoe lang duurt de inschrijving. Ze vereisen geen notariële beoordeling om te worden aangenomen, alleen om te worden beslist. De bot neemt de vraag aan, het kantoor beslist.

Erfrechtvragen komen op een moment waarop niemand wil bellen

Wie net iemand heeft verloren, zoekt 's avonds op wat een verklaring van erfrecht is, of die nodig is en hoe lang het duurt voordat de bank weer meewerkt. Dat gebeurt buiten kantoortijd en zelden meteen met een telefoontje. Een pagina die die vragen rustig en zonder verkoopdruk beantwoordt, is voor dit segment het meest gelezen deel van de site — en het meest gevonden. Wat er niet in hoort, is een antwoord op de vraag hoe het in een concrete nalatenschap zit; dat is advies.

Adviseren kan de bot niet en mag hij niet

De notaris is een openbaar ambtenaar met een eigen informatie- en zorgplicht op grond van de Wet op het notarisambt. Die plicht is persoonlijk en laat zich niet uitbesteden aan software. De bot verheldert daarom uitsluitend waar een vraag over gaat — levering, hypotheek, testament, huwelijkse voorwaarden, oprichting, schenking — en draagt over. Ook de identificatie- en meldplichten uit de Wwft blijven volledig buiten de chat: die horen bij het dossier en bij het kantoor, niet bij een eerste contactformulier.

Wat er niet in gaat, kan er ook niet uit

Smartwebchat vraagt niet naar de inhoud van het dossier. Bij een aanvraag worden de categorie van de vraag, contactgegevens en een samenvatting doorgegeven; bij een terugbelverzoek naam, telefoonnummer en gewenste tijd; bij een afspraakverzoek contactgegevens, gewenste dienst, gewenste datum en opmerkingen; bij een overdracht aan uw team de reden daarvan en, als de overdracht is ingeschakeld, de laatste berichten van het gesprek. Het volledige gespreksverloop kunt u bovendien via de API opvragen. Die aanvraag blijft bewaard tot de termijn afloopt die per assistent is ingesteld (standaard 12 maanden). Een filter op wat iemand daarnaast zelf typt is er niet: vermeldt iemand toch iets over het dossier, dan komt dat mee in die aanvraag en niet alleen in het (na 30 dagen automatisch gewiste) gespreksverloop. Hosting uitsluitend binnen de EU, verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG. De geheimhouding die u uw cliënten verschuldigd bent, blijft daarmee bij het kantoor — het hulpmiddel vraagt er zelf niet naar, maar houdt wat iemand toch typt niet automatisch tegen.

Veelgestelde vragen

Mag de chatbot een cliënt adviseren over de inhoud van een akte?

Nee, en die grens is structureel, geen instelling. Advies hoort bij de notaris zelf en volgt uit diens wettelijke informatie- en zorgplicht. De bot verheldert waar de vraag over gaat en draagt over; hij formuleert geen juridische aanbeveling en geeft geen uitleg over wat in een concreet geval verstandig is.

Kan hij een prijs noemen?

Alleen wat u zelf als tarief of bandbreedte publiceert. Omdat de tarieven vrij zijn, is dat in Nederland juist waar bezoekers naar zoeken — maar een berekening voor een specifiek geval doet de bot niet. Wat een dossier kost, hangt af van de akte, het aantal partijen en de bijkomende kosten. Daarvoor verwijst hij naar een offerte van het kantoor.

Kan de chatbot uitleggen wat er in een offerte zit en wat erbuiten valt?

Ja, en dat is voor dit segment de nuttigste tekst die er staat. Kadasterkosten, recherchekosten en het onderscheid tussen honorarium en verschotten zijn precies waar vergelijkende bezoekers over struikelen. U bepaalt de formulering; de bot herhaalt hem consequent, ook 's avonds.

Welke stukken kan hij noemen voor een levering?

De stukken die u als gebruikelijke lijst vastlegt — legitimatie, gegevens van de geldverstrekker, de koopovereenkomst. De bot toont die lijst en vermeldt er altijd bij dat het kantoor bevestigt wat voor het betreffende dossier nodig is.

Kan hij vragen over een verklaring van erfrecht beantwoorden?

Algemeen wel: wat het is, waarvoor banken er meestal om vragen en welke gegevens u nodig heeft om te beginnen. Of die verklaring in een concrete nalatenschap nodig is, en wat er verder speelt, is advies — dat blijft bij de notaris. Juist bij erfrecht is die scheiding belangrijk, omdat mensen in die fase snel geneigd zijn een algemeen antwoord op hun eigen situatie te betrekken.

Hoe gaat de chatbot om met vragen die via de makelaar binnenkomen?

Hij legt vast om welke akte het gaat, wie de partijen zijn en welke datum in zicht is, zodat de vraag aan het juiste dossier kan worden gekoppeld. Dat is bij woningtransacties het meest voorkomende geval en tegelijk het geval waarin het secretariaat de meeste tijd verliest aan het reconstrueren van context die elders al bekend was.

Raakt de chatbot iets van de Wwft-plichten?

Nee. Identificatie, verificatie en de meldplicht horen bij het dossier en bij het kantoor. De bot verzamelt geen identiteitsdocumenten en doet geen enkele beoordeling die met die plichten te maken heeft. Hij staat ervóór: hij bepaalt alleen waar een vraag over gaat.

Wat wordt er vastgelegd?

Bij een aanvraag worden de categorie van de vraag, contactgegevens en een samenvatting doorgegeven; bij een terugbelverzoek naam, telefoonnummer en gewenste tijd; bij een afspraakverzoek contactgegevens, gewenste dienst, gewenste datum en opmerkingen; bij een overdracht aan uw team de reden daarvan en, als de overdracht is ingeschakeld, de laatste berichten van het gesprek. Het volledige gespreksverloop kunt u bovendien via de API opvragen. Die aanvraag blijft bewaard tot de termijn afloopt die per assistent is ingesteld (standaard 12 maanden). Er loopt geen filter op wat iemand daar zelf bij typt — vermeldt iemand toch dossierinhoud of financiële gegevens, dan komt dat in diezelfde aanvraag terecht en niet alleen in het (na 30 dagen automatisch gewiste) gespreksverloop. Hosting uitsluitend binnen de EU en een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG.

Kan hij afspraken inplannen?

In de standaardopzet neemt hij een afspraakverzoek aan met de gewenste periode en het onderwerp; het kantoor bevestigt.

Kunnen we hem inzetten voor zakelijke cliënten?

Ja. Oprichting, statutenwijziging, aandelenoverdracht en bestuurderswisselingen laten zich net zo goed vooraf verhelderen als particuliere akten. De vragen zijn andere, de opzet is dezelfde: categorie bepalen, benodigde gegevens verzamelen, overdragen.

Werkt dit ook in het Engels?

Ja, meertalige inrichting is mogelijk. Voor kantoren met veel expatcliënten is dat vaak de aanleiding: uitleg over de rol van de notaris bij een woningoverdracht is voor wie uit een ander rechtsstelsel komt bepaald niet vanzelfsprekend, en die uitleg kost aan de telefoon veel tijd.

Hoe verhoudt dit zich tot een contactformulier?

Een formulier levert een tekstveld op waaruit iemand moet afleiden waar het over gaat. De bot stelt de vervolgvraag zelf en levert een ingevuld beeld: soort akte, partijen, termijn, contactgegevens. Dat scheelt vooral bij de terugbelronde.

Wie is verantwoordelijk voor wat er staat?

Het kantoor. De bot geeft antwoorden op basis van de inhoud die u beheert. Voor de juistheid van tarieven, stukkenlijsten en doorlooptijden bent u verantwoordelijk; juridische uitspraken doet de bot niet.

Hoe lang duurt de inrichting?

De basis bestaat uit gegevens die u al hebt: werkgebieden, gebruikelijke stukken, doorlooptijden, tariefinformatie voor zover u die publiceert en de vragen die het vaakst binnenkomen. Dat is werk van uren. Wijzigingen doet u daarna zelf.

Kunnen we hem tijdelijk uitzetten?

Ja. Bij sluiting, vakantie of drukte kunt u hem stilzetten of vervangen door één vaste boodschap. Dat regelt u zelf, zonder ondersteuning.