AI-chatbot voor Belastingadviseurs

Cliënten begeleiden, zonder de telefoon te hoeven opnemen

Belastingtermijnen, toegang tot uw cliëntportaal, volmachten — de AI-chatbot beantwoordt vragen van cliënten automatisch en stuurt complexere zaken gericht door naar uw kantoor.

Geen registratie nodig · In minder dan 10 seconden · AVG-conform

Chatbot voor mijn kantoor

Herkent u dit?

✗

Aangifteseizoen: cliënten bellen dagelijks over termijnen, portaaltoegang en documenten

✗

Volmachten en contactgegevens moeten steeds opnieuw worden uitgelegd

✗

Het kantoorteam besteedt meer tijd aan routinevragen dan aan advies

✗

Aanvragen buiten kantooruren komen op het antwoordapparaat terecht

Zo helpt Smartwebchat u

Termijnen automatisch

De bot beantwoordt standaardvragen over aangifte-, voorlopige-aanslag- en bezwaartermijnen.

Portaaltoegang uitgelegd

Inlogproblemen, volmachten, documenten aanleveren — cliënten vinden zelf het antwoord.

Beroepsgeheim-bewust

Hosting binnen de EU en een verwerkersovereenkomst zijn uw technische basis — de geheimhoudingsplicht vervult u zelf als kantoor. De bot geeft geen fiscaal advies; doorgegeven worden de categorie van de vraag, contactgegevens en de tekst die iemand zelf typt, en het gespreksverloop wordt na 30 dagen verwijderd.

Documentenlijst per cliënttype

Particuliere en zakelijke cliënten ontvangen automatisch de juiste checklist.

24/7 bereikbaar

Cliënten krijgen ook na 18.00 uur en in het weekend antwoord.

Complexe zaken doorgestuurd

De bot herkent wanneer advies nodig is en draagt de zaak gestructureerd over aan het kantoor.

Zo klinkt uw chatbot

Tot wanneer moet ik mijn belastingaangifte 2024 indienen?: De exacte termijn hangt af van uw situatie en of u gebruikmaakt van de uitstelregeling via een belastingadviseur. 📆 Zonder belastingadviseur: reguliere aangiftetermijn 📆 Met belastingadviseur: vaak verlengd via de uitstelregeling Wilt u een afspraak maken voor uw belastingaangifte 2024?
Hoe krijg ik toegang tot mijn cliëntportaal?: Wij zetten uw toegang tot het cliëntportaal eenmalig voor u klaar. 🔑 Stappen: 1. U ontvangt een e-mail met een link voor de eerste aanmelding 2. Kies uw inlogmethode (bijv. app of beveiligingssleutel) 3. Stel een pincode in Heeft u problemen? Meld u bij het secretariaat — ik noteer uw naam.
Welke documenten heeft u nodig voor de belastingaangifte?: Standaardlijst met documenten die vaak nodig zijn (uw belastingadviseur bepaalt per situatie welke precies van toepassing zijn): 📋 Loonstrook of jaaropgaaf 📋 Bewijsstukken van kosten die u mogelijk kunt opvoeren 📋 Bewijsstukken van zorgkosten 📋 Bewijsstukken van giften 📋 Overige relevante bewijsstukken Voor ondernemers hebben we daarnaast de boekhouding en de balans nodig. Zal ik u de volledige lijst per e-mail toesturen?

Gratis proberen

Uw persoonlijke AI-chatbot is direct startklaar. 14 dagen gratis, maandelijks opzegbaar, geen creditcard nodig.

14 dagen gratis proberen

Waarom de website van een belastingadviseur meer moet uitleggen dan het kantoor zelf denkt

Belastingadviseur is geen beschermde titel — daarom telt wat u laat zien

In Nederland mag iedereen zich belastingadviseur noemen. Er is geen opleidingseis, geen verplichte inschrijving in een beroepsregister en geen wettelijk voorbehouden takenpakket zoals bij de notaris of de registeraccountant. Wél bestaan er brancheorganisaties — het Register Belastingadviseurs (RB) en de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs (NOB) — met een eigen tuchtrecht en gedragscode, maar aansluiting is vrijwillig. Voor een cliënt betekent dit dat er geen diploma aan de muur hangt dat automatisch vertrouwen geeft, zoals bij een notaris of registeraccountant wél het geval is. Wat dan overtuigt, is hoe een kantoor zichzelf presenteert: welke aansluiting het heeft, hoe het werkt, en of het meteen antwoord geeft op de vraag waarmee iemand komt. Precies dat is waar een website het verschil maakt — niet als visitekaartje, maar als het enige houvast dat een oriënterende bezoeker heeft.

Het aangifteseizoen is niet één piek, maar twee

Particuliere cliënten wachten op de jaarlijkse aangiftetermijn voor de inkomstenbelasting en vragen dan vooral naar uitstel, aan te leveren stukken en de status van hun dossier. Ondernemers en zzp'ers hebben daarnaast een eigen ritme: de btw-aangifte keert per kwartaal terug, en wie een bv heeft, krijgt er de aangifte vennootschapsbelasting bovenop. Voor het kantoor betekent dat niet één drukke maand maar een golfbeweging die het hele jaar doorloopt, met telkens dezelfde vragen in een nieuw jasje: wanneer moet dit binnen zijn, wat heeft u van mij nodig, is uitstel mogelijk. Een chatbot die deze vragen los van de telefoon afvangt, ontlast het kantoor precies op de momenten waarop de vraag het hardst binnenkomt — vlak vóór een termijn, niet erna.

De vooraf ingevulde aangifte maakt een deel van de vraag overbodig — en de rest juist duidelijker

De Belastingdienst vult voor particulieren met een eenvoudige situatie de aangifte grotendeels zelf in. Voor wie alleen loon uit dienstverband en een hypotheek heeft, is dat vaak voldoende, en die groep zoekt online eerder naar zelf aangifte doen dan naar een adviseur. Dat verandert wie er bij een belastingadviseur uitkomt: mensen met meerdere inkomstenbronnen, een onderneming, vermogen in het buitenland of een situatie die de vooraf ingevulde aangifte niet dekt. Een website die dit onderscheid uitlegt — waarvoor de vooraf ingevulde aangifte volstaat en waarvoor niet — beantwoordt de vraag die de bezoeker eigenlijk stelt vóórdat hij hem intikt: heb ik hier iemand voor nodig. Wie dat zelf uitlegt, wint een cliënt die anders had gedacht dat een adviseur alleen voor grote bedrijven is.

Toegang loopt via DigiD en eHerkenning, niet via het kantoor zelf

Particuliere cliënten loggen bij de Belastingdienst in met DigiD, ondernemingen met eHerkenning; het kantoor krijgt pas toegang via een machtiging die de cliënt zelf verleent. Voor wie dit voor het eerst meemaakt, is dat een omweg die uitleg vraagt: waarom kan de adviseur niet gewoon inloggen, hoe geef ik die machtiging, en wat als dat niet lukt. Dezelfde vraag komt terug bij het eigen cliëntportaal van het kantoor — een ander inlogmiddel, een andere vraag, hetzelfde soort verwarring. Dit zijn geen fiscale vragen maar technische, en juist daarom lenen ze zich uitstekend voor een geautomatiseerd antwoord dat altijd hetzelfde en altijd beschikbaar is.

Boekhouder of belastingadviseur — de vraag waarmee de zoekopdracht begint

Omdat geen van beide titels beschermd is, weet een groot deel van de bezoekers vooraf niet welke van de twee bij hun vraag past. Een boekhouder verzorgt doorgaans de lopende administratie en de btw-aangifte; fiscale advisering, bezwaarprocedures en complexere aangiften horen bij de belastingadviseur — maar de grens loopt in de praktijk niet overal even scherp, en wie ernaar zoekt, tikt vaak letterlijk boekhouder of belastingadviseur. Zzp'ers vormen hierin de grootste groep: zij vergelijken bij de start van hun onderneming, en wat zij op dat moment aantreffen bepaalt vaak een jarenlange klantrelatie. Een website die zelf uitlegt waar het kantoor voor staat, wint dat vergelijkingsmoment; een website die zwijgt, laat het aan de zoekmachine over.

Wat er niet in de chat gebeurt

Smartwebchat geeft geen fiscaal advies. Bij een aanvraag worden de categorie van de vraag, contactgegevens en een samenvatting doorgegeven; bij een terugbelverzoek naam, telefoonnummer en gewenste tijd; bij een afspraakverzoek contactgegevens, gewenste dienst, gewenste datum en opmerkingen; bij een overdracht aan uw team de reden daarvan en, als de overdracht is ingeschakeld, de laatste berichten van het gesprek. Het volledige gespreksverloop kunt u bovendien via de API opvragen. Daar loopt geen filter op: typt iemand fiscale details bij, dan komen die terecht in de samenvatting die het kantoor als aanvraag ontvangt, en die blijft bewaard tot de termijn afloopt die per assistent is ingesteld (standaard 12 maanden). Alleen het gespreksverloop zelf — het gesprek zoals de bezoeker het typte — wordt na 30 dagen automatisch verwijderd; de samenvatting die daaruit naar het kantoor gaat, valt daar niet onder. Geheimhouding volgt bij een belastingadviseur niet uit een wet zoals bij de notaris, maar uit de gedragscode van RB of NOB en uit de overeenkomst met de cliënt — reden te meer om zelf te bepalen wat u aan het kantoor doorgeeft, in plaats van te vertrouwen op een automatisch filter dat hier niet bestaat. Ook het cliëntenonderzoek dat de Wwft van belastingadviseurs vraagt, blijft volledig bij het kantoor: de bot herkent alleen waar een vraag over gaat en doet geen enkele beoordeling die daarmee te maken heeft. Hosting vindt uitsluitend binnen de EU plaats en er wordt automatisch een verwerkersovereenkomst gesloten op grond van artikel 28 AVG.

Veelgestelde vragen

Mag de chatbot fiscaal advies geven?

Nee, en dat is een harde grens, geen instelling. Advies over een concrete aangifte, aftrekpost of constructie vergt kennis van de individuele situatie en blijft bij de adviseur. De bot verheldert alleen waar een vraag over gaat — particulier of onderneming, welke aangifte, welke periode — en draagt over aan het kantoor.

Kan de chatbot zeggen wanneer ik aangifte moet doen?

Hij kan de algemene termijnen uitleggen zoals u ze zelf vastlegt, inclusief het verschil tussen de reguliere termijn en de verlenging via de uitstelregeling van de adviseur. Een datum die specifiek voor uw dossier geldt, noemt hij niet — dat hangt af van uw situatie en wordt door het kantoor bevestigd.

Kan de chatbot uitleggen wat de vooraf ingevulde aangifte is?

Ja, en dat is voor veel bezoekers de eerste vraag: kan ik dit niet gewoon zelf via de Belastingdienst doen? De bot kan uitleggen wat de vooraf ingevulde aangifte wel en niet dekt, en wanneer een situatie — meerdere inkomstenbronnen, een onderneming, vermogen in het buitenland — daarbuiten valt. Dat is geen verkooppraatje maar precies de vraag die iemand zoekt voordat hij een afspraak maakt.

Helpt de chatbot bij toegang tot het cliëntportaal?

Hij legt uit hoe het inloggen werkt en wat te doen bij problemen, op basis van de tekst die u zelf vastlegt. Wachtwoorden of inloggegevens vraagt hij niet uit en verwerkt hij niet.

Kan de chatbot uitleggen wat een machtiging is en hoe ik die geef?

Ja. Dat een adviseur pas toegang krijgt tot uw dossier bij de Belastingdienst nadat u zelf een machtiging heeft verleend, is voor veel cliënten nieuw. U legt vast hoe dat bij u werkt — via DigiD voor particulieren, via eHerkenning voor ondernemingen — en de bot legt het uit.

Onderscheidt de chatbot particuliere en zakelijke cliënten?

Ja, en dat is de eerste splitsing van elk gesprek. Een particuliere vraag gaat meestal over de inkomstenbelasting, een zakelijke over de btw-aangifte of de vennootschapsbelasting. Beide paden vragen andere vervolgvragen en komen apart bij u binnen.

Kan de chatbot een bedrag noemen voor wat een aangifte kost?

Nee. Wat een dossier kost, hangt af van de complexiteit en het aantal inkomstenbronnen. De bot verwijst daarvoor naar een offerte of kennismakingsgesprek en noemt zelf geen tarief, ook niet bij benadering.

Kan de chatbot uitleggen wat het verschil is tussen een boekhouder en een belastingadviseur?

In algemene zin wel, met de tekst die u zelf vastlegt — bijvoorbeeld dat een boekhouder de lopende administratie verzorgt en u zich richt op fiscale advisering en complexere aangiften. Beide titels zijn onbeschermd, dus dit is uw eigen afbakening, geen wettelijke definitie.

Vraagt de chatbot om financiële gegevens of documenten?

Daar is geen eigen regel voor; de bot geeft geen fiscaal advies. Bij een aanvraag worden de categorie van de vraag, contactgegevens en een samenvatting doorgegeven; bij een terugbelverzoek naam, telefoonnummer en gewenste tijd; bij een afspraakverzoek contactgegevens, gewenste dienst, gewenste datum en opmerkingen; bij een overdracht aan uw team de reden daarvan en, als de overdracht is ingeschakeld, de laatste berichten van het gesprek. Het volledige gespreksverloop kunt u bovendien via de API opvragen. Daar loopt geen filter op, dus typt iemand inkomensgegevens of jaarcijfers bij, dan komen die terecht in de samenvatting die als aanvraag naar het kantoor gaat en die blijft bewaard tot de termijn afloopt die per assistent is ingesteld (standaard 12 maanden) — alleen het gespreksverloop zelf wordt na 30 dagen automatisch verwijderd.

Hoe gaat de chatbot om met de btw-aangifte per kwartaal?

Hij herkent de terugkerende vragen die daarbij horen — de deadline, aan te leveren stukken, wat te doen bij een correctie — en beantwoordt ze zoals u ze vastlegt. Voor de inhoud van een specifieke aangifte verwijst hij door.

Kan de chatbot laten zien dat wij bij het RB of de NOB zijn aangesloten?

Ja. Omdat belastingadviseur geen beschermde titel is, is dit voor veel bezoekers juist het signaal waarnaar ze zoeken. U legt vast bij welke organisatie u bent aangesloten en wat dat betekent; de bot toont het consequent.

Wat doet de chatbot buiten het aangifteseizoen?

Buiten de piekperiodes gaat het vaker om zzp'ers die net beginnen en willen weten welke aangiftes voor hen gelden, of om ondernemers met een tussentijdse vraag. De bot blijft dezelfde vragen beantwoorden — alleen komen ze verspreider binnen.

Is de chatbot Wwft-plichtig?

Nee. Het cliëntenonderzoek en de meldplicht die de Wwft van belastingadviseurs vraagt, horen bij het kantoor en het dossier. De bot verzamelt geen identiteitsgegevens en doet geen enkele beoordeling die daarmee te maken heeft — hij bepaalt alleen waar een vraag over gaat.

Hoe zit het met geheimhouding?

Anders dan bij de notaris volgt geheimhouding bij een belastingadviseur niet uit een wet, maar uit de gedragscode van uw beroepsorganisatie en uit de overeenkomst met de cliënt. Smartwebchat geeft geen fiscaal advies. Bij een aanvraag worden de categorie van de vraag, contactgegevens en een samenvatting doorgegeven; bij een terugbelverzoek naam, telefoonnummer en gewenste tijd; bij een afspraakverzoek contactgegevens, gewenste dienst, gewenste datum en opmerkingen; bij een overdracht aan uw team de reden daarvan en, als de overdracht is ingeschakeld, de laatste berichten van het gesprek. Het volledige gespreksverloop kunt u bovendien via de API opvragen. Een filter op wat iemand daar zelf bij typt is er niet — dat komt terecht in de samenvatting die als aanvraag naar het kantoor gaat en daar blijft tot u ze zelf verwijdert; alleen het gespreksverloop zelf wordt na 30 dagen automatisch verwijderd.

Kan de chatbot zzp'ers helpen die net beginnen?

Ja, en dat is voor veel kantoren een groeiende doelgroep. De bot kan uitleggen welke aangiftes bij het ondernemerschap horen — btw, inkomstenbelasting, eventueel vennootschapsbelasting bij een bv — en de aanvraag doorzetten voor een kennismaking.

Werkt dit ook voor cliënten die geen Nederlands spreken?

Ja, meertalige inrichting is mogelijk. Voor kantoren met internationale cliënten of expats is dat vaak de directe aanleiding: uitleg over het Nederlandse aangiftesysteem is voor wie uit een ander land komt niet vanzelfsprekend.

Wie is verantwoordelijk voor wat er staat?

Het kantoor. De bot geeft antwoord op basis van de inhoud die u beheert en doet geen fiscale uitspraken. Voor de juistheid van termijnen, tarieven en procesbeschrijvingen bent u verantwoordelijk.

Hoeveel werk is de inrichting?

De basis bestaat uit gegevens die u al heeft: aangiftetypes die u verzorgt, werkwijze rond machtigingen en portaaltoegang, aansluiting bij RB of NOB, en de vragen die het vaakst binnenkomen. Dat is werk van uren. Wijzigingen — een nieuwe termijn, een aangepaste werkwijze — past u daarna zelf aan.

Kunnen we hem tijdelijk uitzetten tijdens de piekdrukte?

Ja, al is dat bij deze branche eerder andersom: de meeste kantoren zetten hem juist áán tijdens het aangifteseizoen, wanneer de telefoon het meest overbelast raakt. Buiten piektijden kunt u hem net zo goed stilzetten of vervangen door één vaste boodschap, zonder ondersteuning en zonder wachttijd.