Kan de chatbot het verschil tussen basisverzekering en aanvullende verzekering uitleggen?+
Ja, en dat is voor veel praktijken de meest gestelde vraag van allemaal. De bot kan uitleggen wat algemeen geldt: voor volwassenen zit reguliere mondzorg in beginsel niet in de basisverzekering, met uitzonderingen zoals de uitneembare volledige prothese en zorg die onder bijzondere tandheelkunde of de kaakchirurg valt. Voor de rest is een aanvullende tandartsverzekering nodig. Wat een specifieke polis dekt en tot welke hoogte, zegt hij niet — daarvoor verwijst hij naar de zorgverzekeraar.
Kan de chatbot vragen van ouders over kinderen beantwoorden?+
Ja. Voor kinderen tot achttien jaar zit mondzorg grotendeels in de basisverzekering; kronen, bruggen, implantaten en beugels vallen daarbuiten. Dat onderscheid is voor ouders zelden vanzelfsprekend en levert aan de balie steeds hetzelfde gesprek op. De bot kan het uitleggen en er meteen bij zetten wat er in uw praktijk praktisch bij hoort — vanaf welke leeftijd u kinderen ziet, of u een apart kinderspreekuur hebt en wat u van een eerste bezoek verwacht.
Kan de chatbot een begroting opstellen of versturen?+
Nee. Een begroting hoort bij een behandelplan en dat komt uit uw praktijksoftware, niet uit een chat. Boven een in de regelgeving vastgelegd bedrag is een begroting verplicht, en boven een hoger bedrag moet die schriftelijk worden verstrekt; daaronder krijgt de patiënt er een op verzoek. De bot kan wel uitleggen dát die regeling bestaat, hoe iemand een begroting bij u aanvraagt, en dat techniek- en materiaalkosten er apart op staan. Het opstellen zelf blijft mensenwerk.
Wat doet de chatbot als iemand acute pijn beschrijft?+
Hij beoordeelt niets — of een zwelling ernstig is kan hij niet zien. Wel kunt u instellen dat bepaalde woorden het gesprek meteen afbreken en uw spoedroute tonen: zwelling, aanhoudende pijn, een nabloeding, een tand die door een ongeval is uitgeslagen. Het blijft woordherkenning en geen triage.
Kan de chatbot onze spoedregeling buiten openingstijden tonen?+
Ja, en dat is een van de nuttigste toepassingen, omdat die regeling per regio verschilt. In de ene regio bestaat een gezamenlijke spoedpost, in de andere een waarneemrooster waarin praktijken elkaar afwisselen. U legt vast wat er bij u geldt en waar de actuele dienstdoende praktijk bekend wordt gemaakt. De bot kan er ook bij zetten wat de patiënt kan verwachten: de dienstdoende tandarts voert alleen de noodzakelijke behandeling uit, de nabehandeling gebeurt bij de eigen tandarts, en voor avond-, nacht- en weekenduren geldt een toeslag.
Kan de chatbot uitleggen wat de mondhygiënist doet en of daar een verwijzing voor nodig is?+
Ja. De mondhygiënist is vrij toegankelijk: een verwijzing van de tandarts is niet nodig. Het is een beroep met een beschermde titel onder artikel 34 van de Wet BIG, met de kanttekening dat sommige handelingen — zoals het boren en vullen van kleine gaatjes en het geven van verdoving — uitsluitend in opdracht van een tandarts mogen worden uitgevoerd. Werkt er een mondhygiënist in uw praktijk, dan legt u vast waarvoor men bij haar of hem terechtkan en waarvoor niet.
Kan de chatbot uitleggen wanneer iemand bij een tandprotheticus terechtkan?+
Ja, voor zover dat organisatorisch is. Ook de tandprotheticus valt onder artikel 34 van de Wet BIG en is voor een volledige gebitsprothese rechtstreeks toegankelijk, zonder verwijzing. Verwijst u zelf naar een tandprothetische praktijk of werkt u ermee samen, dan kunt u dat in de bot vastleggen. Welke oplossing in een individueel geval passend is, blijft een zaak voor het consult — daar doet de bot geen uitspraak over.
Kan de chatbot afspraken voor de periodieke controle inplannen?+
Hij neemt afspraakverzoeken gestructureerd op — naam, contactgegevens, gewenste dagdelen, aard van de afspraak — en zet die door naar de praktijk, die bevestigt. Een rechtstreekse koppeling met uw agenda of praktijksoftware zit niet in de basis; technisch is dat mogelijk, maar het is maatwerk. Voor de meeste praktijken is de pragmatische route dat het team één keer per dagdeel de binnengekomen verzoeken afwerkt in plaats van ze telefonisch één voor één op te nemen.
Kan de chatbot aangeven of wij nog nieuwe patiënten aannemen?+
Ja, en u zet die status zelf aan of uit. Het is voor veel praktijken de directe aanleiding, want wie een nieuwe tandarts zoekt, stelt die vraag als eerste. Neemt u tijdelijk niemand aan, dan krijgt de bezoeker meteen dat antwoord plus de tekst die u eraan wilt meegeven. Neemt u wel aan, dan kan de bot uitleggen hoe een eerste afspraak bij u loopt en wat u van een nieuwe patiënt nodig hebt.
Kan de chatbot iets zeggen over het overnemen van het dossier bij een overstap?+
Hij kan uitleggen hoe het bij u praktisch loopt: een patiënt heeft recht op overdracht van zijn tandheelkundig dossier en de vorige praktijk stelt dat met zijn toestemming beschikbaar. Wat de bot niet doet, is dossiers opvragen, versturen of ontvangen — er gaan geen patiëntgegevens uit een behandeldossier door de chat. Hij legt uit welke stap de patiënt zelf moet zetten en zet het contactverzoek door.
Werkt de chatbot samen met onze praktijksoftware?+
Nee, en dat is bewust geen half beloofde koppeling. Tandheelkundige praktijksoftware hangt samen met de prestatiecodes en de declaratiestroom; daar iets tussen schuiven vraagt een traject dat niet in verhouding staat tot een afspraakverzoek. Wat de bot wel doet, is elk verzoek in dezelfde vaste velden aanleveren, per e-mail of via een webhook naar een adres dat u opgeeft. Een koppeling is maatwerk en zit niet in de basis.
Worden er gezondheidsgegevens opgeslagen?+
Nee. Wat er in de mond te zien is komt de chat niet in: geen klachten, geen bevindingen, geen röntgenbeelden, geen foto's en geen behandelplannen. Bij een aanvraag worden de categorie van de vraag, contactgegevens en een samenvatting doorgegeven; bij een terugbelverzoek naam, telefoonnummer en gewenste tijd; bij een afspraakverzoek contactgegevens, gewenste dienst, gewenste datum en opmerkingen; bij een overdracht aan uw team de reden daarvan. Het gespreksverloop zelf kunt u via de API opvragen, bij een ingeschakelde overdracht ook in het dashboard; in de meldingen staat het niet. Gegevens over het gebit zijn bijzondere persoonsgegevens onder artikel 9 AVG; ze niet verzamelen is de eenvoudigste manier om er zorgvuldig mee om te gaan. De hosting blijft binnen de EU en er wordt automatisch een verwerkersovereenkomst gesloten zoals artikel 28 AVG voorschrijft.
Voldoet dit aan NEN 7510?+
Nee, en wij doen ook niet alsof. Smartwebchat is niet NEN 7510-gecertificeerd. De vervolgvraag is dan terecht: wat geldt er wel? De bot vraagt niet naar gebitsgegevens, röntgenbeelden of behandelplannen. Bij een aanvraag worden de categorie van de vraag, contactgegevens en een samenvatting doorgegeven; bij een terugbelverzoek naam, telefoonnummer en gewenste tijd; bij een afspraakverzoek contactgegevens, gewenste dienst, gewenste datum en opmerkingen; bij een overdracht aan uw team de reden daarvan. Het gespreksverloop zelf kunt u via de API opvragen, bij een ingeschakelde overdracht ook in het dashboard; in de meldingen staat het niet. Het gespreksverloop wordt na 30 dagen automatisch verwijderd; daarmee staat de bot grotendeels buiten de gegevensstroom die uw praktijk zelf onder de norm brengt. Wilt u dat zwart op wit voor uw verantwoordingsplicht, leg de verwerkersovereenkomst en de opsomming van wat er wordt vastgelegd dan voor aan uw adviseur.
Kan de chatbot uitleggen waarom onze rekening van een ander bedrijf komt?+
Ja, en dat scheelt meer telefoontjes dan het lijkt. Veel mondzorgpraktijken besteden de facturatie uit aan een factoringbedrijf; de patiënt krijgt dan een nota op briefpapier dat hij niet herkent, terwijl het deel dat de zorgverzekeraar vergoedt vaak al rechtstreeks is afgehandeld. U legt vast welke partij dat bij u is en waar iemand met een vraag over de nota terechtkan. De bot kijkt zelf niet in nota's en kan er geen inzage in geven.
Kan de chatbot vragen over het eigen risico beantwoorden?+
Hij kan uitleggen wat de hoofdregel is: het verplicht eigen risico geldt voor zorg uit de basisverzekering, en juist de reguliere mondzorg voor volwassenen valt daar meestal buiten — dat wordt uit de aanvullende verzekering of zelf betaald. Waar het wél speelt, is bij zorg die uit de basisverzekering komt, zoals behandeling door de kaakchirurg of de volledige prothese. Voor kinderen tot achttien jaar geldt geen eigen risico. Wat er in een concreet geval gebeurt, hangt van de polis af en daarvoor verwijst de bot naar de zorgverzekeraar.
Kan de chatbot onze klachtenregeling vindbaar maken?+
Ja. Op grond van de Wkkgz beschikt u over een klachtenfunctionaris en bent u aangesloten bij een geschilleninstantie, en die route moet voor patiënten toegankelijk zijn. Veel praktijken hebben dat wel op de site staan, maar op een plek waar niemand hem zoekt. De bot kan er direct naar verwijzen wanneer iemand een ontevredenheid uit — en dat is vaak het moment waarop een klacht nog een gesprek kan worden in plaats van een procedure. Hij behandelt de klacht niet zelf.
Kan de chatbot patiënten helpen die geen Nederlands spreken?+
Ja, de bot kan in meerdere talen worden ingericht. In de mondzorg levert dat vaak meer op dan elders, omdat de lastigste uitleg niet over de behandeling gaat maar over geld: wat de basisverzekering wel en niet dekt, waarom daarnaast een aanvullende verzekering bestaat, en waarom de nota van een ander bedrijf komt. Dat gesprek in een taal die geen van beiden goed beheerst levert misverstanden op die later terugkomen.
Wie is aansprakelijk als de chatbot iets verkeerds zegt?+
Het antwoord komt uit de teksten die u zelf beheert, en voor de juistheid daarvan bent u verantwoordelijk. Het misverstand dat in de mondzorg als eerste opduikt is trouwens geen tandheelkundig maar een financieel misverstand: een patiënt die meent een toezegging over kosten of vergoeding te hebben gekregen. Daarom noemt de bot geen bedragen en beoordeelt hij geen klachten of behandeling. Laat uw eigen teksten bij twijfel juridisch nakijken.
Hoeveel werk is het om dit in te richten?+
Reken op uren, niet op een project. Wat wij nodig hebben staat grotendeels al op uw website of zit in het hoofd van de balie: openingstijden, wie er waarvoor is, uw dienst- en waarneemregeling, of u nieuwe patiënten aanneemt, en de vragen die u wekelijks hoort. Daarna beheert u de teksten zelf — een vakantiesluiting of een gewijzigde dienstregeling is een aanpassing van een paar minuten.
Merken patiënten dat ze met een bot praten?+
Ja, en in de mondzorg is dat meer waard dan een menselijk ogende dialoog. Wie denkt een medewerker aan de lijn te hebben, hoort in een antwoord over kosten al gauw een toezegging — en precies daar begint het misverstand dat later aan de balie moet worden rechtgezet. De bot presenteert zich daarom als wat hij is en zegt erbij wanneer alleen de praktijk zelf antwoord kan geven.
