KI-Chatbot für Zahnärzte

Terminanfragen rund um die Uhr aufnehmen

Termine, Prophylaxe, Schmerzfälle — der KI-Chatbot nimmt Anfragen auf Ihrer Website entgegen und gibt sie an Ihr Praxisteam weiter. DSGVO-konform.

Keine Anmeldung nötig · In unter 10 Sekunden · DSGVO-konform

Chatbot für meine Zahnarztpraxis

Kennen Sie das?

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Schmerz-Patienten kommen nicht durch, weil das Telefon ständig besetzt ist

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Prophylaxe-Termine werden mehrfach umgebucht — Aufwand am Telefon explodiert

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Das Praxisteam (MFA / ZFA) verbringt täglich Stunden mit Termin-Telefonaten

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Außerhalb der Öffnungszeiten: keine Reaktion auf Patienten-Anfragen

Wie Smartwebchat Ihnen hilft

Terminanfragen 24/7

Patienten fragen jederzeit Termine an — auch am Wochenende. Ihr Team bestätigt morgens.

Behandlungs-Vorqualifizierung

Der Bot ordnet die Anfrage einer Anliegen-Kategorie zu (Erstuntersuchung, Nachsorge, Kontrolle, Akut, Beratung). Wie dringlich sie ist, bewertet er nicht.

DSGVO Art. 9

Der Gesprächsverlauf wird nach 30 Tagen gelöscht, die Anfrage nach der Frist, die Sie im Dashboard festlegen.

Privat / GKV

Nennt der Patient seinen Versicherungsstatus, nimmt der Bot ihn in die Anfrage auf.

So klingt Ihr Chatbot

Ich habe akute Zahnschmerzen — wann ist der nächste Termin?: Bei Schmerzen versuchen wir, Sie noch heute einzubauen. 🦷 Unsere Schmerz-Sprechstunde ist Mo-Fr von 9:00–11:00 Uhr (ohne Termin) und nachmittags nach Vereinbarung. Ich leite Ihre Anfrage sofort an unsere Rezeption weiter — bitte nennen Sie Name und Telefonnummer.
Ich brauche einen Termin für die Prophylaxe: Gerne! 🪥 Eine professionelle Zahnreinigung dauert ca. 60 Minuten. Verfügbare Slots: • Mo–Fr: 8:00–17:00 • Mi: bis 19:00 möglich Welcher Tag und welche Uhrzeit passen Ihnen?
Bin ich hier auch als Privatpatient richtig?: Ja, wir behandeln gesetzlich und privat Versicherte gleichermaßen. ✅ Für Privatpatienten: • Direktabrechnung mit der Versicherung möglich • Erweiterte Sprechzeiten Möchten Sie einen Termin als Erstkontakt?

Kostenlos testen

Ihr individueller KI-Chatbot ist sofort startklar. 14 Tage kostenlos, monatlich kündbar, keine Kreditkarte.

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Warum Zahnarztpraxen einen KI-Chatbot einsetzen

Telefon-Flut am Tresen: Zahnarztpraxen im Kommunikations-Stress

Keine Branche verzeichnet eine so ausgeprägte Mischung aus Notfall-Anfragen und planbaren Routine-Terminen wie die Zahnmedizin. Auf der einen Seite steht der Patient mit akuten Zahnschmerzen, der sofort durchkommen muss. Auf der anderen Seite stehen Dutzende Prophylaxe-Patienten, die ihre Zahnreinigungstermine buchen, verschieben und nachfragen. Das Praxisteam — Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) und Empfangsmitarbeiterinnen — bearbeitet täglich beide Kategorien parallel, oft am selben Telefon. Das Ergebnis: Schmerz-Patienten erreichen besetzt, weil die Prophylaxe-Koordination das Telefon blockiert. Und umgekehrt.

Berufsrechtliche Anforderungen: § 7 der Musterberufsordnung und DSGVO Art. 9

Die Musterberufsordnung der Zahnärztekammern verpflichtet Zahnärzte in § 7 zur Verschwiegenheit über alles, was ihnen in ihrer Eigenschaft als Zahnarzt anvertraut oder bekannt geworden ist. § 9 regelt dagegen die Praxis und trägt diese Pflicht nicht. Jede digitale Lösung, die in der Praxis eingesetzt wird, muss dieser Verschwiegenheitspflicht Rechnung tragen. Smartwebchat fragt weder Symptome noch Diagnosen oder Behandlungsverläufe ab. Der Gesprächsverlauf selbst wird gespeichert — auch das, was jemand von sich aus hineinschreibt — und nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Hosting in der EU (Hetzner Online GmbH), AVV automatisch inklusive.

Typische Praxis-Workflows, die der Chatbot entlastet

Bei Wörtern, die Sie selbst hinterlegen, übergibt der Bot die Anfrage an Ihr Praxis-Team und benachrichtigt Sie. Wie dringlich sie ist, bewertet er nicht — diese Einstufung bleibt bei der ZFA. Prophylaxe-Termin-Koordination (PZR) ist planbar, aber volumenintensiv; Patienten fragen rund um die Uhr nach freien Slots, der Bot nimmt Wunsch-Datum und Uhrzeit auf. Nennt ein Patient seinen Versicherungsstatus (GKV/PKV), nimmt der Bot ihn in die Anfrage auf. Fragen zu Annahmestopp, Kassenzulassung, Wartezeiten und Parkplatzsituation beantwortet er aus den Inhalten, die Sie hinterlegt haben. Fragen nach dem zahnärztlichen Notdienst der Kassenzahnärztlichen Vereinigung beantwortet er aus den Inhalten, die Sie hinterlegt haben — auch nachts und am Wochenende.

Wirtschaftlicher Nutzen

Eine gut besuchte Zahnarztpraxis koordiniert täglich Dutzende Termin-Anfragen — von Prophylaxe über Routinekontrollen bis zu Notfall-Einschüben. Jede entlastete Routine-Anfrage gibt der ZFA Zeit zurück, die in die patientennahe Betreuung investiert werden kann.

Häufige Fragen

Darf ein Chatbot in unserer Zahnarztpraxis Patientendaten verarbeiten?

Ja — mit den richtigen Rahmenbedingungen. § 7 der Musterberufsordnung und DSGVO Art. 9 verlangen, dass keine Diagnosedaten oder Behandlungsverläufe ohne explizite Grundlage digital gespeichert werden. Hosting in der EU (Hetzner Online GmbH), AVV automatisch. Für Ihre konkrete Situation empfehlen wir die Einbindung Ihres Datenschutzbeauftragten.

Unterscheidet der Bot zwischen einem Schmerz-Notfall und einem Routine-Termin?

Sie hinterlegen Schlüsselwörter, bei denen er die Anfrage sofort an Ihr Praxis-Team übergibt und Sie benachrichtigt. Wird eine akute Notlage erkannt, erhält der Besucher statt der Übergabe einen festen Hinweis, wohin er sich wenden soll; Ihr Team wird über das Stichwort trotzdem benachrichtigt.

Kann der Bot Prophylaxe-Termine selbst vergeben?

In der Standardkonfiguration nimmt der Bot Anfragen entgegen und leitet sie ans Team weiter. Ist ein Buchungslink hinterlegt (Calendly oder Cal.com), schickt der Bot ihn; einen Termin trägt er nicht selbst in einen Kalender ein.

Was speichert der Bot von den Patienten?

Bei der Praxis kommen Anliegen-Kategorie und Kontaktdaten an, dazu, was der Bot in eine Anfrage, einen Rückrufwunsch oder eine Terminanfrage übernimmt: eine Zusammenfassung ebenso wie Wunschzeit, gewünschte Leistung oder eine Notiz aus dem Gespräch. Schreibt jemand von sich aus Gesundheitsangaben, können sie in diesen Feldern stehen und, ist die Übergabe an das Praxisteam eingeschaltet, auch im Übergabegrund. Bei uns wird der Gesprächsverlauf nach 30 Tagen gelöscht, die Anfrage selbst nach einer Frist, die die Praxis im Dashboard festlegt; voreingestellt sind zwölf Monate. Was per E-Mail, Slack oder Webhook an die Praxis geht, liegt danach in deren Systemen.

Wie integriert sich der Bot in unsere Praxissoftware (Dampsoft, Evident, etc.)?

Anfragen werden per E-Mail oder Webhook (eine automatische Weiterleitung — jede neue Anfrage geht sofort an Ihr System) an Ihr Team übergeben. Für den Einstieg ist die E-Mail-Übergabe für die meisten Praxen die einfachste Variante, da kein IT-Aufwand entsteht.

Was passiert, wenn der Bot außerhalb der Öffnungszeiten kontaktiert wird?

Außerhalb der Öffnungszeiten, die Sie festlegen, beantwortet der Bot weiter Fragen aus Ihren Inhalten und nimmt Terminanfragen entgegen.

Können wir den Bot selbst mit unseren aktuellen Leistungen und Preisen befüllen?

Ja. Über das Dashboard pflegen Sie Öffnungszeiten, Leistungsübersichten, Preistransparenz (z. B. PZR-Kosten, Prophylaxe-Pakete) und FAQ-Texte selbst — ohne IT-Kenntnisse.

Wer haftet, wenn der Bot falsche Preisinformationen weitergibt?

Die Inhalte des Bots pflegen Sie selbst. Für die Richtigkeit der hinterlegten Preise und Leistungsbeschreibungen ist die Praxis verantwortlich. Smartwebchat gibt keine eigenständigen medizinischen oder abrechnungsbezogenen Einschätzungen ab.

Können Erstpatienten über den Bot anfragen, obwohl wir keinen Annahmestopp haben?

Ja. Erstpatienten stellen ihre Terminanfrage wie alle anderen; „Erstuntersuchung“ ist eine der Anliegen-Kategorien. Was für sie gilt — etwa wie sie zu einem ersten Termin kommen —, hinterlegen Sie in den Inhalten des Bots; er antwortet dann daraus.

Versteht der Bot auch ältere Patienten, die sich nicht klar ausdrücken?

Der Bot ist darauf ausgelegt, auch unstrukturierte oder umgangssprachliche Formulierungen zu verstehen und in eine klare Anliegen-Kategorie zu übersetzen. Bei Unklarheiten fragt er nach — kurz und verständlich. Patienten, die lieber telefonieren möchten, werden freundlich mit der Praxis-Rufnummer weitergeleitet.

Können wir den Bot testen, bevor wir ihn einsetzen?

Ja. Sie können den Bot in der Vorschau ausprobieren, bevor Sie ihn auf Ihrer Website einbinden.

Ist der Bot DSGVO-konform für eine Zahnarztpraxis mit privatem und gesetzlichem Patientenstamm?

Ja. Hosting in der EU, AVV automatisch. Für die Bewertung im Einzelfall empfehlen wir die Einbindung Ihres Datenschutzbeauftragten.