Kann der Bot Notfälle (Wasserschaden, Heizungsausfall) erkennen und sofort weiterleiten?+
Ja — das ist eine der wichtigsten Funktionen für Handwerksbetriebe. Der Bot ist darauf trainiert, Notfall-Formulierungen zu erkennen (z. B. „Wasserschaden", „Rohrbruch", „kein Warmwasser", „Heizung ausgefallen") und diese Anfragen sofort mit hoher Priorität weiterzuleiten. Der Kunde erhält sofort eine Eingangsbestätigung, dass die Anfrage als dringend markiert wurde.
Gibt der Bot verbindliche Preisangebote aus?+
Nein. Verbindliche Angebote erfordern eine Vor-Ort-Einschätzung und können von einem Bot nicht seriös erstellt werden. Der Bot kann Richtpreise aus Ihrer Knowledge-Base ausgeben (z. B. „Heizungswartung: typischerweise im Bereich X bis Y €, je nach Anlage") — aber klar als unverbindliche Orientierung, nicht als Angebot. Das verbindliche Angebot erstellt der Betrieb nach dem Erst-Gespräch oder dem Vor-Ort-Termin.
Was passiert, wenn jemand eine Leistung anfrägt, die wir nicht anbieten?+
Sie konfigurieren in der Knowledge-Base, welche Gewerke und Leistungen Ihr Betrieb anbietet. Wenn eine Anfrage außerhalb dieses Rahmens liegt, gibt der Bot eine konfigurierbare Antwort aus — z. B. „Diese Leistung bieten wir nicht an, aber wir können Ihnen einen Kollegen empfehlen" oder schlicht „Diese Leistung liegt außerhalb unseres Angebots". Was der Bot nicht tut: Leistungen versprechen, die der Betrieb nicht erbringt.
Kann der Bot Anfragen nach dem Gewerk oder der Anlage klassifizieren?+
Ja. Sie können den Bot so konfigurieren, dass er zu Beginn nach dem Gewerk fragt (z. B. Heizung, Sanitär, Elektro, Dach) und die Anfrage dann an den richtigen Mitarbeitenden oder die richtige E-Mail-Adresse weiterleitet. Ideal für Betriebe, die mehrere Gewerke anbieten und unterschiedliche Teams einsetzen.
Wie funktioniert die Smartphone-Benachrichtigung bei Notfällen?+
Smartwebchat kann Webhook-Nachrichten senden — das bedeutet: jede neue Anfrage wird automatisch sofort an Ihr System weitergeleitet. Über ein Webhook-Tool (z. B. Make oder Zapier) können Sie diese Benachrichtigung als SMS, Push-Nachricht oder Messenger-Nachricht auf Ihr Smartphone leiten. Die genaue Konfiguration besprechen wir im Onboarding — sie erfordert ein kurzes technisches Setup.
Müssen wir Angebote über den Bot bestätigen, oder bleibt das unsere Aufgabe?+
Das bleibt vollständig Ihre Aufgabe. Der Bot bereitet die Angebotserstellung vor, indem er die nötigen Eckdaten erfasst (Adresse, Leistungsart, Dimension, Wunsch-Zeitraum). Das Angebot selbst erstellt der Betrieb — per E-Mail, Telefon oder Vor-Ort-Termin. Keine automatischen Vertragsabschlüsse.
Ist der Bot auch für Betriebe sinnvoll, die keinen Büromitarbeitenden haben?+
Besonders dann. Solo-Betriebe und kleine Teams ohne Büro-Besetzung profitieren am stärksten: Der Bot übernimmt die Annahme von Anfragen während der Arbeitszeit auf der Baustelle. Die Anfragen landen strukturiert in der Mailbox — der Betriebsinhaber bearbeitet sie nach Feierabend geordnet statt in einem Durcheinander aus Anrufen und Sprachnachrichten.
Können wir den Bot für mehrere Standorte oder Niederlassungen einrichten?+
Ja. Smartwebchat unterstützt Multi-Standort-Setups. Jeder Standort kann eine eigene Konfiguration erhalten (Einzugsgebiet, Gewerke, Ansprechpartner, Weiterleitungs-E-Mail), während alle unter einem zentralen Account verwaltet werden.
Welche Daten werden gespeichert, und wie wird der Datenschutz gewährleistet?+
Gespeichert werden Name, Adresse, Kontaktdaten, Anliegen-Beschreibung und Gesprächsverlauf. Keine Zahlungsdaten, keine Auftragsdokumente (der Bot akzeptiert im Standard keine Datei-Uploads). Alle Daten liegen auf Servern in der EU (Hetzner Online GmbH). Der AVV nach Art. 28 DSGVO wird automatisch bereitgestellt.
Kann der Bot uns helfen, Bewerbungsanfragen von Kundenanfragen zu trennen?+
Ja. Sie können einen eigenen Gesprächspfad für Bewerbungen einrichten. Der Bot fragt zu Beginn, ob es sich um einen Kunden-Kontakt oder eine Bewerbung handelt, und leitet entsprechend weiter. Bewerbungen gehen an HR-Adresse oder Betriebsinhaber, Kundenanfragen an die operative Mailbox.
Wie geht der Bot mit Anfragen um, bei denen der Kunde keine genaue Schadensbeschreibung geben kann?+
Der Bot fragt gezielt nach: Welchen Raum betrifft das Problem? Seit wann besteht es? Was haben Sie bisher beobachtet? Auch wenn der Kunde keine technische Beschreibung liefern kann, entstehen genügend Eckdaten für eine erste Einschätzung durch den Betrieb. Die Frage-Pfade können Sie in der Knowledge-Base an Ihre typischen Anliegen-Kategorien anpassen.
Kann der Bot automatisch Aufmaß-Parameter erfassen (Quadratmeter, laufende Meter)?+
Ja — Sie können den Bot so konfigurieren, dass er bei bestimmten Leistungstypen nach Abmessungen fragt. Beispiel: Bei einer Bodenverlegungsanfrage fragt der Bot nach Quadratmeter, bei einer Dachrinnen-Reinigung nach laufenden Metern Dach. Diese Vorab-Angaben liefern dem Kalkulanten eine erste Orientierung für die Angebotsvorbereitung.
Was kostet Smartwebchat für einen Handwerksbetrieb?+
Die aktuellen Konditionen finden Sie auf smartwebchat.eu. Wir bieten Pakete für Einzelbetriebe und wachsende Teams an. Beim Onboarding-Gespräch klären wir, welches Setup für Ihren Betrieb am sinnvollsten ist.
Kann der Bot auch für Wartungsverträge oder Stammkunden eingerichtet werden?+
Ja. Wenn Sie Stammkunden haben, die regelmäßig Wartungen oder Folge-Dienstleistungen anfragen, können Sie den Bot so konfigurieren, dass er Stammkunden-Anfragen strukturiert entgegennimmt und direkt einer Prioritäts-Mailbox zuordnet. Eine vollständige Stammkunden-Datenbank-Integration ist per Webhook (eine automatische Weiterleitung — jede neue Anfrage geht sofort an Ihr System) möglich — das besprechen wir im Onboarding.
Wie schnell ist der Bot eingerichtet?+
Die Basis-Einrichtung (Betriebsname, angebotene Gewerke, Einzugsgebiet, Kontaktdaten, E-Mail-Weiterleitung) ist innerhalb von 48 Stunden abgeschlossen. Notfall-Webhooks (automatische Weiterleitung dringender Anfragen sofort ans Smartphone) benötigen etwas mehr Vorlauf.
