Datenschutzerklärung

Stand: 16. Oktober 2026

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Verantwortliche Stelle

Mark Heinsohn
Osterdeich 34
28203 Bremen
E-Mail: privacy@smartwebchat.eu

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

3. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Webserver führt kein Zugriffsprotokoll über alle Seiten dieser Website. Protokolliert werden ausschließlich Abrufe der Adressen, die sich an automatisierte Dienste richten (robots.txt, sitemap.xml, llms.txt, die Adressen unter /.well-known/, die Schnittstellenbeschreibung sowie die Schnittstelle unter /api/mcp). Für alle übrigen Seiten und insbesondere für die Nutzung des Chat-Assistenten wird kein Zugriffsprotokoll geführt. Aufgezeichnet werden dabei:

die abgerufene Adresse und der Antwortstatus
Zeitpunkt der Anfrage
die vom Client gesendete Programmkennung (User-Agent) — aus ihr geht in der Regel hervor, welches Programm und welches Betriebssystem verwendet wird
die verweisende Adresse (Referrer), sofern der Client sie sendet
eine gekürzte IP-Adresse: bei IPv4 ohne das letzte Adressbyte, bei IPv6 ohne die letzten 96 Bit. Die vollständige Adresse wird nicht gespeichert

Anmelde- und Sitzungsdaten (Authorization- und Cookie-Kopfzeilen) werden vor dem Schreiben unkenntlich gemacht. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Die Protokolle liegen in einem größenbegrenzten Ringspeicher und werden daraus laufend überschrieben; ein Abzug, der bei jeder Softwareauslieferung entsteht, wird spätestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb der Website und in der Nachvollziehbarkeit automatisierter Zugriffe.

Chatbot-Nutzung

Wenn Sie den KI-Assistenten auf dieser Website nutzen, verarbeiten wir Ihre Eingaben, um Ihnen eine Antwort zu erzeugen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Ihre Nachrichten und die Antworten des Assistenten werden zur Erzeugung der Antwort an unseren Auftragsverarbeiter Mistral AI SAS, Frankreich, übermittelt. Wir speichern den Gesprächsverlauf 30 Tage und löschen ihn danach automatisch. Das Chat-Fenster legt zusätzlich eine Sitzungskennung und den bisherigen Verlauf in Ihrem Endgerät ab, damit Ihr Gespräch beim Wechsel der Seite erhalten bleibt. Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nur als Teil Ihrer Anfragen an uns. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen und die Löschung Ihres Gesprächsverlaufs verlangen. Eine formlose Nachricht an privacy@smartwebchat.eu genügt.

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Eintragung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst mit dessen Aufruf wird Ihre Anmeldung wirksam. Zum Nachweis der Einwilligung speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung, die Stelle unserer Website, über die die Anmeldung erfolgte (etwa Fußzeile oder Newsletter-Seite), sowie Ihre IP-Adresse ausschließlich als Hashwert (keine Klartext-Speicherung). Zusätzlich speichern wir die Sprache, in der Sie sich angemeldet haben — ausschließlich, um Ihnen den Newsletter in dieser Sprache zuzusenden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen — über den Abmeldelink am Ende jeder Newsletter-E-Mail oder den „List-Unsubscribe“-Hinweis Ihres E-Mail-Programms; Ihre Einwilligung gilt damit für die Zukunft als widerrufen. Der Versand erfolgt über Brevo (siehe „Auftragsverarbeiter und Drittanbieter“); eine Weitergabe Ihrer E-Mail-Adresse zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt.

Auftragsverarbeiter und Drittanbieter

Wir setzen folgende Drittanbieter ein:

Mistral AI SAS (Paris, Frankreich) — KI-gestützte Textgenerierung für die Chatbot-Antworten sowie Erzeugung von Text-Embeddings für die Wissensdatenbank. Dies ist die Voreinstellung. Verarbeitet werden die Chat-Eingaben der Website-Besucher bzw. die Inhalte der hochgeladenen Wissensquellen. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der EU; eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
OpenAI Ireland Ltd. (Dublin, Irland) — optional, nur wenn im jeweiligen Assistenten ein Premium-Modell von OpenAI (z. B. GPT-4o) ausgewählt wurde. Verarbeitet werden die Chat-Eingaben der Website-Besucher. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Empfängerin ist die irische Gesellschaft; die Übermittlung an sie erfolgt innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Gibt die OpenAI Ireland Ltd. die Daten zur Erbringung der Leistung an Unternehmen der OpenAI-Gruppe oder an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums weiter, hat sie sich uns gegenüber vertraglich verpflichtet, dafür geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO oder einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO zugrunde zu legen; die im Einzelfall maßgebliche Grundlage legen wir auf Anfrage offen. Die Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Digistore24 GmbH (Hannover) — Zahlungs- und Bestellabwicklung für Abonnements (Reseller / Merchant of Record). Verarbeitet werden Zahlungsdaten (u. a. Kreditkarte, SEPA, PayPal), E-Mail-Adresse und Rechnungsadresse. Zur Vorbelegung des Bestellformulars übermitteln wir zusätzlich Vor- und Nachname, Firmenname, Land und — bei Bestellungen aus einem anderen EU-Land — die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls Sie eine angegeben haben. Ihre Anschrift und Ihre Telefonnummer übermitteln wir nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die technische Infrastruktur wird durch die Digital Assets AG (Rotkreuz, Schweiz) bereitgestellt (EU-Angemessenheitsbeschluss). Datenschutzerklärung: digistore24.com/page/privacy
Brevo GmbH (Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Deutschland) — Versand der Newsletter-E-Mails (Bestätigung der Anmeldung und Newsletter), der Bitte um eine Bewertung und von vier Onboarding-E-Mails (Willkommen, Einbau, Ergebnisse, Übergabe). Alle übrigen E-Mails versenden wir über unser eigenes Postfach bei der Hetzner Online GmbH (siehe unten). Verarbeitet werden E-Mail-Adressen und E-Mail-Inhalte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (transaktional) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Newsletter, Einwilligung). Brevo verarbeitet die Daten nach eigenen Angaben auf Servern innerhalb der EU (Frankreich, Deutschland, Belgien). Etwaige Unterauftragsverarbeiter sind in den Datenschutzunterlagen von Brevo aufgeführt. Datenschutzerklärung: brevo.com/de/legal/privacypolicy
Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) — Versand aller übrigen E-Mails über unser eigenes Postfach: Registrierung und Konto, Passwort, E-Mail-Wechsel, Einladung, Löschbestätigung, Benachrichtigungen über Anfragen, Übergaben und Guthaben, Hinweise zur Testphase, Kontaktformular, Support und Betriebsmeldungen. Ist unser Versandkontingent je Stunde ausgeschöpft, warten diese E-Mails in einer Warteschlange auf unserem eigenen Server (Datenbank Redis), bis sie versendet werden können; eine feste Höchstdauer gibt es dafür nicht. Bei Konto- und Sicherheits-E-Mails (etwa zu Passwort oder Bestätigung) steht dort nur, um welche E-Mail es sich handelt und auf welchen Vorgang sie sich bezieht, bei der Bestätigung einer Kontolöschung und eines Adresswechsels zusätzlich die betroffenen E-Mail-Adressen; Text und Link erzeugen wir erst beim Versand. Ist eine E-Mail versendet oder endgültig gescheitert, wird sie aus der Warteschlange gelöscht; in den Speicherdateien von Redis (Änderungsprotokoll und Speicherabbild) kann ihr Inhalt noch stehen, bis diese neu geschrieben werden. Verarbeitet werden E-Mail-Adressen und E-Mail-Inhalte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für das Kontaktformular gilt Abschnitt 5.

Welcher KI-Anbieter im Einzelfall zum Einsatz kommt, hängt vom im jeweiligen Assistenten gewählten Modell ab. Voreingestellt ist stets Mistral (Verarbeitung in der EU); OpenAI wird nur bei aktiver Auswahl eines entsprechenden Premium-Modells genutzt.

Mit den als Auftragsverarbeiter tätigen Anbietern wurden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Digistore24 GmbH wird im Rahmen der Zahlungs- und Bestellabwicklung als eigenständig Verantwortliche tätig; Grundlage der Datenübermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

4. Kundenkonto und Firmendaten

Wenn Sie ein Kundenkonto anlegen, verarbeiten wir die dabei angegebenen Daten, um den Nutzungsvertrag zu erfüllen und den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Ihnen zu schließen.

Welche Daten wir verarbeiten

Zugangsdaten: E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hash (bcrypt) — im Klartext ist es uns nicht bekannt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Person: Vor- und Nachname der für das Unternehmen handelnden Person. Sie benennt den Vertragspartner. Beim Kauf eines kostenpflichtigen Pakets übermitteln wir Vor- und Nachnamen an die Digistore24 GmbH, damit das Bestellformular vorausgefüllt ist (siehe Abschnitt 3). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Firmendaten: Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Land und Telefonnummer; die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls Sie eine angeben. Diese Angaben identifizieren den Verantwortlichen im Sinne des Art. 28 DSGVO und erscheinen auf Rechnungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die steuerliche Aufbewahrung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Einwilligungsnachweis: Zeitpunkt und Fassung der zugestimmten Dokumente sowie eine gesalzene, nicht rückrechenbare Prüfsumme Ihrer IP-Adresse. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Der Nachweis dient der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Spracheinstellung: die von Ihnen gewählte Sprache, damit Oberfläche und E-Mails in dieser Sprache erscheinen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Herkunft der Anmeldung: Kampagnenparameter aus der aufgerufenen Adresse (UTM), die verweisende Website und die zuerst aufgerufene Seite. Diese Angaben dienen ausschließlich uns — der Auswertung, über welche Wege Interessenten zu uns finden — und sind für den Vertrag nicht erforderlich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung eigener Werbung). Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen; wir löschen die Angaben dann.

Welche Angaben erforderlich sind

Für den Vertragsschluss erforderlich sind E-Mail-Adresse, Passwort, Vor- und Nachname, Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Land und Telefonnummer. Ohne diese Angaben können wir den Nutzungsvertrag und den Auftragsverarbeitungsvertrag nicht schließen und das Konto nicht freischalten. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist freiwillig; ihr Fehlen hat keine Nachteile.

Wie lange wir speichern

Konto- und Firmendaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Beendigung löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen: Rechnungs- und Buchungsdaten bewahren wir nach § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch bis zu zehn Jahre auf. Der Einwilligungsnachweis bleibt so lange erhalten, wie er zur Rechenschaft erforderlich ist. Die Herkunftsangaben löschen wir spätestens mit dem Konto.

Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sind in Abschnitt 7 beschrieben. Einen vollständigen Export Ihrer Konto- und Firmendaten können Sie jederzeit selbst in den Kontoeinstellungen anfordern.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben einschließlich der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung der an uns gerichteten Anfrage.

Über das Kontaktformular auf unserer Website verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, das gewählte Anliegen, Ihre Nachricht sowie — falls angegeben — Ihr Unternehmen. Die Angaben sind freiwillig; ohne Name, E-Mail-Adresse und Nachricht können wir die Anfrage nicht beantworten. Ihre Anfrage wird ausschließlich per E-Mail an uns übermittelt. Versendet wird sie über unser eigenes E-Mail-Postfach bei der Hetzner Online GmbH (siehe Abschnitt 3). Sie erhalten zusätzlich eine Eingangsbestätigung an die von Ihnen angegebene Adresse. Ist unser Versandkontingent je Stunde ausgeschöpft, warten beide E-Mails in einer Warteschlange auf unserem eigenen Server (Datenbank Redis), bis sie versendet werden können. Eine feste Höchstdauer gibt es dafür nicht. Ist eine E-Mail versendet oder endgültig gescheitert, wird sie aus der Warteschlange gelöscht; in den Speicherdateien von Redis (Änderungsprotokoll und Speicherabbild) kann ihr Inhalt noch stehen, bis diese neu geschrieben werden.

Anfragen aus dem Kontaktformular löschen wir spätestens sechs Monate nach Abschluss des Vorgangs, sofern kein Vertrag zustande kommt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Absendungen je Internetanschluss; Ihre IP-Adresse wird dafür für höchstens zehn Minuten in flüchtiger Form vorgehalten und nicht mit Ihrer Anfrage zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Hosting

Auftragsverarbeiter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Server-Standort ist ein deutsches Rechenzentrum (Falkenstein oder Nürnberg). Details finden Sie in der Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/legal/privacy-policy.

Die Nutzung von Hetzner erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Darstellung unserer Website. Es wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO mit Hetzner geschlossen. Die reguläre Verarbeitung und Speicherung erfolgt in einem deutschen Rechenzentrum; bei Nutzung von Server-Snapshots ist eine Replikation innerhalb der EU-Netzwerkzone des Anbieters (Deutschland, Finnland) möglich. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

Zur Erkennung technischer Fehler setzen wir eine selbst-gehostete Monitoring-Software (GlitchTip) ein, die auf derselben Hetzner-Infrastruktur läuft. Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt. Personenbezogene Daten in Fehlerberichten werden vor der Speicherung weitgehend automatisch entfernt. Fehlerberichte werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Außerdem wird zur cookielosen Reichweitenmessung die selbst-gehostete Software Umami eingesetzt (siehe Abschnitt 8). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an privacy@smartwebchat.eu. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Das betrifft die Protokollierung automatisierter Zugriffe (Abschnitt 3), die Herkunftsangaben zu Ihrer Anmeldung (Abschnitt 4), die Missbrauchsbegrenzung am Kontaktformular (Abschnitt 5), den Betrieb der Website einschließlich der Fehlererkennung (Abschnitt 6) und die Reichweitenmessung (Abschnitt 8). Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir Ihre Daten insoweit nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Eine formlose Nachricht an privacy@smartwebchat.eu genügt; ein bestimmtes Format ist nicht vorgeschrieben.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der KI-Assistent erzeugt Antworttexte; er trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

8. Reichweitenmessung (Umami)

Zur statistischen Auswertung der Nutzung dieser Website setzen wir die selbst-gehostete Analyse-Software Umami ein. Umami läuft ausschließlich auf unserer eigenen Server-Infrastruktur (Hetzner, Deutschland); es werden keine Daten an Dritte übermittelt. Die Messung erfolgt cookielos — es werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen. Ihre IP-Adresse wird nur kurzzeitig zur Aggregation verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert; es werden keine personenbezogenen Nutzungsprofile gebildet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können der Messung jederzeit widersprechen, indem Sie in Ihrem Browser die Einstellung „Do Not Track“ aktivieren — diese wird respektiert.

9. Cookies und Speicherzugriff

Diese Website setzt keine Tracking-Cookies und keine Analyse-Werkzeuge von Drittanbietern ein. Verwendet werden ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind, insbesondere die Anmelde-Sitzung im Dashboard. Zusätzlich legt das Chat-Fenster vier Angaben im Speicher Ihres Browsers ab: eine Sitzungskennung und den bisherigen Gesprächsverlauf, damit Ihr Gespräch beim Wechsel der Seite erhalten bleibt (siehe Abschnitt 3); den Zeitpunkt, zu dem Sie einen Hinweis des Chat-Fensters weggeklickt haben, damit er Ihnen 24 Stunden lang nicht erneut angezeigt wird; sowie die Angabe, dass Ihr Gespräch an einen Menschen übergeben wurde, damit der Chat nach einem Seitenwechsel im Übergabemodus weiterläuft. Diese vier Zugriffe auf Ihr Endgerät sind unbedingt erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung zu stellen, und daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Einen Zähler der von Ihnen aufgerufenen Seiten legt das Chat-Fenster nur an, wenn für den jeweiligen Assistenten eine proaktive Ansprache nach Seitenaufrufen eingerichtet ist; für den Assistenten auf dieser Website ist das nicht der Fall. Die in Abschnitt 8 beschriebene Reichweitenmessung erfolgt selbst-gehostet und cookielos; sie speichert nichts auf Ihrem Endgerät und liest nichts von dort aus.