Een AI-chatbot op de site van een notariskantoor: wat kan wel, en wat juist niet

Op een notariskantoor gaat een groot deel van de eerste telefoontjes over dezelfde handvol vragen: welke stukken moet ik meenemen, hoe loopt zo'n traject, wanneer kan ik terecht, wat kost het ongeveer. Dat zijn precies de vragen die een chatbot kan afvangen. Maar het notariaat is geen willekeurige dienstverlener: er ligt een wettelijke geheimhoudingsplicht overheen, er geldt een dienstverleningsplicht, en er is een cliëntenonderzoek dat niet door software gedaan kan worden. Dit artikel zet op een rij wat een chatbot bij een notariskantoor wél kan doen en waar de grens ligt — met de wettekst erbij, zodat u het zelf kunt nalezen.

Dit is algemene oriëntatie, geen juridisch advies. Voor uw eigen kantoorsituatie is uw eigen beoordeling leidend.

Waarom een notariskantoor een andere afweging maakt dan een willekeurig bedrijf

Bij de meeste ondernemingen is de vraag bij een chatbot vooral: helpt dit de klant en scheelt het ons werk. Bij een notariskantoor gaat daar een vraag aan vooraf: raakt dit aan iets wat ik geheim moet houden. Dat is geen abstracte zorg. Wie belt over een lopende transactie, noemt vaak in de eerste zin al een adres, een naam of een reden — informatie die op het moment dat u er kennis van neemt onder uw geheimhoudingsplicht valt.

Een chatbot die op deze manier is ingericht, is daarom geen kleine variant van een adviesgesprek. Het is een aannameloket: die beantwoordt wat algemeen is, legt vast waar een aanvraag over gaat, en geeft de rest door aan het kantoor. Dat onderscheid loopt door dit hele artikel heen — en het is ook het uitgangspunt van onze branchepagina voor notariskantoren.

De geheimhoudingsplicht is het uitgangspunt, niet een randvoorwaarde

Artikel 22 lid 1 van de Wet op het notarisambt is ruim geformuleerd, en die ruimte is het punt. De wettekst luidt: „De notaris is, voorzover niet bij wet anders is bepaald, ten aanzien van al hetgeen waarvan hij uit hoofde van zijn werkzaamheid als zodanig kennis neemt tot geheimhouding verplicht.”

Let op de formulering „al hetgeen waarvan hij ... kennis neemt”. Het gaat niet alleen om de inhoud van een akte, en ook niet alleen om wat in een gesprek onder vier ogen is gezegd. Het gaat om alles wat u uit hoofde van uw werk te weten komt. Lid 2 voegt eraan toe dat die plicht ook geldt voor de onder uw verantwoordelijkheid werkzame personen, en dat zij blijft bestaan na beëindiging van het ambt.

Op productniveau hoort daar een verwerkersovereenkomst bij op grond van artikel 28 AVG, hosting binnen de EU, en duidelijkheid over bewaartermijnen. Bij Smartwebchat worden chatgesprekken na 30 dagen automatisch verwijderd; de contactgegevens die een bezoeker achterlaat blijven in het dashboard staan tot de termijn afloopt die per assistent is ingesteld (standaard 12 maanden). Losse vermeldingen verwijderen wij op verzoek. Wat er precies wordt vastgelegd, staat op de pagina over AVG en gegevensbescherming.

Wat de chatbot niet kan overnemen: het cliëntenonderzoek

Dit is het punt waarop het notariaat echt afwijkt van de meeste andere branches, en waar een verkeerd ingerichte chatbot een verwachting wekt die u niet kunt waarmaken. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme wijst de notaris uitdrukkelijk aan als instelling. Artikel 1a lid 4 sub d rekent daartoe „natuurlijke personen, rechtspersonen of vennootschappen die als notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris ... zelfstandig onafhankelijk beroeps- of bedrijfsmatig advies geven”.

Artikel 3 lid 1 van diezelfde wet is kort: „Een instelling verricht ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme cliëntenonderzoek.” Daarnaast regelt artikel 16 de meldplicht voor ongebruikelijke transacties. Geen van die verplichtingen is over te dragen aan een chatbot — niet omdat de techniek tekortschiet, maar omdat het onderzoek en de melding bij de instelling zelf liggen.

De scheiding is scherper dan bij veel andere beroepen, en dat is een voordeel bij het inrichten: u hoeft niet per vraag af te wegen of iets nog kan. De chatbot beantwoordt wat u van tevoren hebt vastgelegd, en alles daarbuiten leidt naar een terugbelverzoek.

De dienstverleningsplicht: waarom onbereikbaar zijn ook iets kost

Artikel 21 lid 1 Wna bepaalt: „De notaris is verplicht de hem bij of krachtens de wet opgedragen of de door een partij verlangde werkzaamheden te verrichten, behoudens het bepaalde in het tweede, derde, en vierde lid.” Lid 2 tot en met 4 bevatten de gronden waarop de notaris zijn dienst mag weigeren; daaronder valt volgens de wettekst ook dat hij „andere gegronde redenen voor weigering” heeft.

Die verplichting gaat over het verrichten van werkzaamheden, niet over telefonische bereikbaarheid — daar moet u geen conclusie uit trekken die er niet in staat. Maar de achterliggende gedachte is wel relevant voor de inrichting van uw eerste contact: een kantoor waar de eerste vraag structureel blijft liggen, is voor de aanvrager praktisch niet te bereiken. Een chatbot lost dat niet op door te adviseren, maar door de vraag aan te nemen en te bevestigen dat die is ontvangen.

Waar de eerste vraag vandaan komt: de makelaar

Bij een woningtransactie is de notaris zelden het eerste aanspreekpunt. De vraag komt via de makelaar, de koper of de geldverstrekker, en vaak alle drie kort na elkaar. Voor het kantoor betekent dat drie ingangen naar hetzelfde dossier zonder dat meteen duidelijk is dat het hetzelfde dossier is. Een chatbot die bij binnenkomst vastlegt waar het over gaat en om welke partij het gaat, maakt die koppeling voor u zichtbaar. Datzelfde patroon speelt aan de andere kant van de transactie — zie de pagina voor makelaars.

Zo richt u het in: vijf stappen

1. Bepaal welke vragen algemeen zijn. Alles wat u vandaag al op uw website zou kunnen zetten zonder een dossier te raadplegen, kan de chatbot beantwoorden.
2. Leg per aktesoort vast welke stukken gebruikelijk zijn — en zet erbij dat het kantoor bevestigt wat in een concreet geval nodig is.
3. Zet de categorieën vast waarin een aanvraag valt. Die categorie is wat u wilt vastleggen; de toelichting van de bezoeker niet.
4. Formuleer één vaste overdrachtszin voor het moment waarop het inhoudelijk wordt, zodat de bezoeker weet dat een mens overneemt.
5. Regel het formele deel: verwerkersovereenkomst, bewaartermijn en de vermelding in uw privacyverklaring dat er een chatfunctie is.

En het AI-model zelf?

Eén keuze verdient bij het notariaat expliciete aandacht, omdat hij vaak onopgemerkt blijft: welk taalmodel de antwoorden formuleert. In het standaardmodel bij Smartwebchat verlaat een vraag de EU niet. U kunt per chatbot een premiummodel aanzetten; de aanvragen gaan dan naar servers buiten de EU. Dat is een bewuste keuze die u zelf maakt, geen standaardinstelling — maar voor een kantoor met een geheimhoudingsplicht is het wel een keuze om bij stil te staan. De prijzen en modelopties staan per plan vermeld.