Een chatbot op de site van een advocatenkantoor: waar de geheimhouding begint
Wie een advocatenkantoor belt, begint zelden bij het begin. De eerste zin bevat vaak al een naam, een wederpartij en een reden — precies de informatie waarvan u liever had gehad dat die pas in een gesprek onder vier ogen was gevallen. Bij een chatbot is dat niet anders, met één verschil: wat in een chatvenster wordt getypt, wordt ook ergens opgeslagen. Dit stuk gaat over de vraag hoe u dat inricht zonder in conflict te komen met wat de Advocatenwet van u vraagt.
Algemene oriëntatie, geen juridisch advies.
Geheimhouding is geen regel naast het beroep, maar een kernwaarde ervan
Artikel 11a Advocatenwet is kort: de advocaat is tot geheimhouding verplicht ten aanzien van al hetgeen waarvan hij uit hoofde van zijn beroepsuitoefening als zodanig kennis neemt. Let op twee dingen tegelijk. „Al hetgeen” is ruim — het gaat niet alleen om wat in een dossier staat. En „uit hoofde van zijn beroepsuitoefening als zodanig” bepaalt de hoedanigheid waarin die kennis wordt opgedaan; dat is de clausule die het bereik afbakent.
Daar komt artikel 10a bij, dat de kernwaarden van het beroep in de wet zelf vastlegt. Vertrouwenspersoon-zijn en geheimhouding in acht nemen staan daar naast onafhankelijkheid, partijdigheid, deskundigheid en integriteit. Het is dus geen bijkomende verplichting die u naast uw werk uitvoert; het is een eigenschap van het werk.
Wat dat betekent voor het eerste contact
Iemand die via uw website een vraag stelt, is nog geen cliënt — maar u neemt wél kennis van wat hij schrijft. De praktische conclusie is niet dat u geen chatbot mag gebruiken, maar dat u ervoor zorgt dat er zo weinig mogelijk is waarvan kennis wordt genomen.
- Geen vrij invulveld waarin iemand zijn zaak kan uitschrijven en dat als inhoud wordt bewaard
- Wel: het rechtsgebied, de gewenste vorm van contact en de contactgegevens
- Geen weergave van eerdere gesprekken van dezelfde bezoeker
Het conflictcheck-probleem, en waarom een chatbot het niet oplost
Onafhankelijkheid ten opzichte van cliënt, derden en de zaken staat met zoveel woorden in artikel 10a. In de praktijk wordt dat onder meer vertaald naar een controle op belangenconflicten voordat een zaak wordt aangenomen — die uitwerking volgt niet rechtstreeks uit de wettekst, maar uit de beroepsuitoefening zelf. Hoe dan ook: een chatbot kan die controle niet doen, want die kent uw lopende zaken niet. En dat is maar goed ook.
Wat die wél kan, is de verwachting goed zetten. Een bezoeker die leest dat het kantoor eerst nagaat of het de zaak kan aannemen, begrijpt waarom er niet meteen inhoudelijk wordt gereageerd. Dat scheelt teleurstelling én voorkomt dat iemand alvast alles vertelt.
Wat de chatbot doet
- Uitleggen op welke rechtsgebieden het kantoor werkt en op welke niet
- Vastleggen om welk rechtsgebied het gaat, zodat de juiste advocaat terugbelt
- De gang van zaken beschrijven: kennismaking, conflictcheck, opdrachtbevestiging
- Buiten kantooruren een terugbelverzoek aannemen met een reële termijn
- Duidelijk maken dat er nog geen advocaat-cliëntverhouding bestaat
Wat de chatbot niet doet
- Juridisch advies geven of een inschatting van slaagkans
- Een conflictcheck uitvoeren
- Termijnen noemen voor een concrete zaak
- De zaakinhoud uitvragen en bewaren
- Zeggen of het kantoor de zaak aanneemt
Waar het AI-model draait, is geen bijzaak
Een AI-chatbot stuurt de vraag van de bezoeker naar een taalmodel. Voor een kantoor waarvan de geheimhoudingsplicht zich uitstrekt tot alles wat het uit hoofde van de beroepsuitoefening verneemt, is de vraag waar dat model draait geen technische bijzaak. Bij Smartwebchat verlaat een vraag in het standaardmodel de EU niet. U kunt per chatbot een premiummodel inschakelen; de aanvragen gaan dan naar servers buiten de EU. Dat staat niet standaard aan — het is een keuze die u zelf maakt, en bij dit beroep een die u bewust maakt. De opties per plan staan bij de prijzen.
Daarnaast het gebruikelijke formele deel: een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG, een paragraaf in de privacyverklaring, en helderheid over bewaartermijnen. Chatgesprekken worden bij ons na 30 dagen automatisch verwijderd; contactgegevens blijven in het dashboard tot de termijn afloopt die per assistent is ingesteld (standaard 12 maanden), en losse vermeldingen verwijderen wij op verzoek. De details staan op de pagina over AVG en gegevensbescherming, en de branchepagina voor advocatenkantoren laat zien hoe de inrichting eruitziet.
Zo richt u het in: vier stappen
- Zet de rechtsgebieden vast waarop het kantoor werkt, en laat de chatbot alleen die categorie registreren — niet de zaak zelf.
- Formuleer één zin die duidelijk maakt dat er nog geen advocaat-cliëntverhouding is en dat er eerst een conflictcheck volgt.
- Bepaal één vaste overdrachtszin voor het moment waarop het inhoudelijk wordt, met een reële terugbeltermijn.
- Regel het formele deel: verwerkersovereenkomst, bewaartermijn, en de vermelding van de chatfunctie in de privacyverklaring.
Zelf uitproberen
Zet een chatbot op de site van uw kantoor en bepaal zelf wat die vastlegt — zonder zaakinhoud, met hosting binnen de EU.
Gratis uitproberenGeldt mijn geheimhoudingsplicht al bij een eerste vraag via de website?
Artikel 11a Advocatenwet knoopt de geheimhouding aan de hoedanigheid waarin kennis wordt opgedaan — „uit hoofde van zijn beroepsuitoefening als zodanig” — en maakt in de tekst zelf geen onderscheid tussen wel en niet aanvaarde opdrachten. Hoe dat in een concreet geval uitpakt, is een beoordeling die wij hier niet voor u maken. Praktisch is de veilige route dezelfde: richt het eerste contact zo in dat er zo min mogelijk is waarvan kennis wordt genomen.
Mag de chatbot juridische informatie geven?
Algemene informatie over de gang van zaken op uw kantoor is geen advies. Zodra het over de zaak van de bezoeker gaat, is het dat wel — en dan hoort een advocaat het over te nemen. Zet die grens vooraf vast in plaats van dat per gesprek te beoordelen.
Kan de chatbot de conflictcheck voorbereiden?
Nee, en die verwachting moet u ook niet wekken. De chatbot kent uw lopende zaken niet. Hij kan wel uitleggen dat er een conflictcheck volgt, zodat de bezoeker begrijpt waarom er niet meteen inhoudelijk wordt gereageerd.
Wat gebeurt er met wat iemand in de chat typt?
Bij Smartwebchat worden chatgesprekken na 30 dagen automatisch verwijderd. Contactgegevens blijven in het dashboard staan tot de termijn afloopt die per assistent is ingesteld (standaard 12 maanden); losse vermeldingen verwijderen wij op verzoek. Richt de chatbot zo in dat er geen zaakinhoud in terechtkomt.
Weten bezoekers dat ze met een machine praten?
Dat hoort zo te zijn, en vanaf 2 augustus 2026 is het ook een transparantieverplichting uit de EU-AI-verordening voor systemen die rechtstreeks met mensen communiceren. Praktisch: de chatbot maakt zich aan het begin van het gesprek kenbaar als AI.