Mag de chatbot juridisch advies geven?+
Nee, en dat is geen instelling die u kunt aanzetten. De bot doet geen uitspraak over slaagkansen, geeft geen uitleg over wat iemand in zijn situatie het beste kan doen en beoordeelt geen termijnen. Hij bepaalt waar een vraag over gaat en draagt over. Voor een advocatenkantoor is die grens het argument waarmee het hulpmiddel te verdedigen is, niet de beperking ervan.
Kan de chatbot uitleggen hoe gefinancierde rechtsbijstand werkt?+
In algemene zin wel: dat er zoiets bestaat als een toevoeging, dat de advocaat die aanvraagt bij de Raad voor Rechtsbijstand, dat de raad beslist en dat er vrijwel altijd een eigen bijdrage betaald wordt. U bepaalt zelf de formulering en of u toevoegingszaken aanneemt. Wat de bot niet doet, is beoordelen of een bezoeker ervoor in aanmerking komt — die beoordeling ligt niet bij het kantoor en al helemaal niet bij software.
Kan hij bezoekers doorverwijzen die eigenlijk bij een gratis loket horen?+
Ja, en dat is voor veel kantoren de nuttigste functie van het hele eerste contact. U legt vast bij welke soort vragen u naar het Juridisch Loket verwijst; de bot herhaalt die verwijzing consequent, ook 's avonds. Dat scheelt gesprekken die anders pas na een terugbelronde eindigen in dezelfde verwijzing.
Kan hij vragen over de rechtsbijstandverzekering opvangen?+
Hij kan uitleggen wat u er in het algemeen over schrijft — bijvoorbeeld dat er bij een procedure een recht op vrije keuze van rechtshulpverlener bestaat, wat veel verzekerden niet weten. Wat er in iemands eigen polis gedekt is, of de verzekeraar akkoord gaat en welk bedrag wordt vergoed, blijft bij de verzekeraar. De bot doet daar geen enkele toezegging over.
Kan de chatbot eerste contacten sorteren op rechtsgebied?+
Ja, dat is de kern. U geeft door welke rechtsgebieden uw kantoor voert en wie ze doet; de bot stelt de vervolgvragen die nodig zijn om een vraag in het juiste rechtsgebied te plaatsen en noemt dat rechtsgebied in de samenvatting die hij bij de overdracht meestuurt. Omdat bezoekers toch al op rechtsgebied zoeken, sluit dat aan bij de manier waarop zij binnenkomen.
Doet de chatbot de controle op tegenstrijdige belangen?+
Nee. Die controle hoort bij het kantoor, gebeurt vóór de aanname van de zaak en berust op gegevens die de bot niet heeft en niet verzamelt. Hij staat ervóór: hij neemt aan waar een vraag over gaat en met wie het kantoor contact kan opnemen. Wel kan hij vermelden dat een zaak pas is aangenomen nadat het kantoor dat bevestigt — dat voorkomt de verwachting waar anders een moeilijk gesprek uit voortkomt.
Kan de chatbot een uurtarief of prijs noemen?+
Alleen wat u zelf publiceert — een uurtarief, een tarief voor een eerste gesprek, een bandbreedte, of de mededeling dat dit per zaak wordt afgesproken. Een schatting van wat een zaak gaat kosten, doet hij niet. Dat hangt af van omvang, wederpartij en verloop, en dat is precies het soort inschatting dat bij de advocaat hoort.
Mag hij no cure no pay ter sprake brengen?+
Alleen als uw kantoor het daadwerkelijk aanbiedt en alleen waar het is toegestaan. Resultaatgerelateerde beloning is voor advocaten in Nederland gebonden aan de Verordening op de advocatuur en beperkt tot letselschade- en overlijdensschadezaken. Voert u die praktijk niet, dan hoort de tekst er niet te staan; voert u die wel, dan bepaalt u zelf welke voorwaarden de bot noemt en welke u in het gesprek uitlegt.
Kan hij zeggen of iemand wel een advocaat nodig heeft?+
Alleen in categorieën, nooit als oordeel over de eigen zaak. Dat er voor kantonzaken geen verplichte procesvertegenwoordiging geldt en dat de verplichting daarboven wel bestaat, is algemene informatie die u kunt laten uitleggen. Of iemand er verstandig aan doet zelf te procederen, is advies — dat blijft bij u.
Wat legt de chatbot vast?+
De contactgegevens die de bezoeker zelf invult, plus een korte samenvatting die de bot van de vraag maakt — vergelijkbaar met een telefoonnotitie. Geen apart dossier, geen stukken, geen financiële gegevens. Hosting uitsluitend binnen de EU en een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG. Wat een bezoeker uit zichzelf in het gesprek typt, staat in het gespreksverloop en wordt na dertig dagen automatisch verwijderd. De overdracht gaat per e-mail of via een webhook naar het systeem dat u aanwijst.
Verdraagt dit zich met onze geheimhoudingsplicht?+
Ja, en wel omdat de opzet uitgaat van minder verzamelen in plaats van beter bewaren. De geheimhoudingsplicht rust op u en op iedereen die bij de beroepsuitoefening betrokken is; de bot vráágt niet naar zaakinhoud en verwerkt hem niet tot een dossier. Typt een bezoeker toch inhoudelijke details, dan staan die in het gespreksverloop en worden ze na dertig dagen automatisch verwijderd — niet gedeeld met derden, niet in een dossier. Certificeringen voeren wij niet — de zekerheid zit in de beperking van wat er wordt verwerkt, niet in een keurmerk.
Wat gebeurt er als iemand tóch zijn hele verhaal in de chat typt?+
Dat gebeurt, en de opzet houdt er rekening mee. De bot stuurt terug naar de categorie en naar de contactgegevens en vraagt niet door op de inhoud. Wat iemand toch typt, staat wel in het gespreksverloop; dat wordt na dertig dagen automatisch verwijderd. U kunt bovendien een vaste zin laten tonen die bezoekers erop wijst dat vertrouwelijke details in het gesprek met de advocaat thuishoren en niet in het formulier.
Raakt de chatbot onze verplichtingen op het gebied van cliëntenonderzoek?+
Nee. Identificatie en verificatie horen bij het dossier en bij het kantoor, en voor advocaten hangt het bovendien van de aard van de werkzaamheden af of die verplichtingen spelen. De bot verzamelt geen identiteitsdocumenten en doet geen enkele beoordeling die daarmee te maken heeft. Hij staat aan de andere kant van de streep.
Kan hij afspraken inplannen?+
In de standaardopzet neemt hij een afspraakverzoek aan met het onderwerp en de gewenste periode; het kantoor bevestigt.
Werkt dit ook in het Engels?+
Ja, meertalige inrichting is mogelijk. Voor kantoren met veel internationale cliënten is dat vaak de aanleiding: uitleg over hoe rechtsbijstand in Nederland is georganiseerd en wat een advocaat hier wel en niet doet, kost aan de telefoon veel tijd en is in een vaste tekst beter te geven.
Heeft dit zin voor cliënten met wie we een doorlopende relatie hebben?+
Ja, maar met een andere inzet dan bij particulieren. Bij een doorlopende relatie is het eerste bericht zelden een kennismaking: er meldt zich iemand uit een organisatie die u al kent, over een kwestie die u nog niet kent. De bot legt dan vast welke onderneming zich meldt, wie daar de contactpersoon is en of het om iets nieuws gaat of om iets wat al loopt. Juist dat eerste gegeven is voor de controle op tegenstrijdige belangen het meest waard, omdat een tegenstrijdig belang bij groepsvennootschappen ergens anders in de groep kan zitten dan bij de vennootschap die zich meldt. De controle zelf doet u; de bot zorgt dat u haar niet pas na een terugbelronde kunt uitvoeren.
Hoe verhoudt dit zich tot een gewoon contactformulier?+
Het verschil zit niet in het aantal velden maar in de volgorde. Een formulier nodigt iemand uit zijn verhaal op te schrijven, en wat er dan binnenkomt is een halve zaakomschrijving: te veel om te negeren, te weinig om iets mee te doen, en niets wat u ongevraagd had willen ontvangen. De bot draait die volgorde om — eerst het rechtsgebied, dan de vraag of er al iets loopt, dan het bekostigingsspoor, dan de contactgegevens, en uitdrukkelijk niet de inhoud. Wie terugbelt weet daardoor bij wie hij moet zijn, en de zaak zelf komt ter sprake in het gesprek waar zij thuishoort.
Wie is verantwoordelijk voor wat er staat?+
Het kantoor — en bij een advocatenkantoor is dat concreter dan het klinkt. De rechtsgebieden die de bot noemt, moeten kloppen met wat u werkelijk voert, en wat hij over toevoegingen zegt, moet kloppen met wat u werkelijk aanneemt. Vertrekt er een advocaat, valt een rechtsgebied af of neemt u tijdelijk geen toevoegingszaken meer aan, dan is dat een tekstwijziging die u zelf doorvoert. Juridische uitspraken doet de bot in geen enkele instelling; hij herhaalt wat u beheert.
Hoe lang duurt de inrichting?+
De inhoud ligt er al: uw rechtsgebieden, uw bereikbaarheid, uw beleid rond toevoegingen, tariefinformatie voor zover u die publiceert en de vragen die het secretariaat elke week herhaalt. Het technische deel is werk van uren, geen ICT-traject. Wat bij een advocatenkantoor de eigenlijke tijd kost, is het besluit wat de bot juist níét beantwoordt. Die grens trekt u één keer; daarna is onderhoud het bijwerken van teksten, en dat doet u zelf.
Kunnen we hem tijdelijk uitzetten?+
Dat kan, maar meestal wilt u iets anders dan uitzetten. Bij een aannamestop, een zittingsweek of een groot mandaat dat de agenda vult, is één vaste boodschap nuttiger: dat het kantoor op dit moment geen nieuwe zaken in een bepaald rechtsgebied aanneemt, of dat het antwoord langer op zich laat wachten dan gebruikelijk. Wie alleen een verwijzing zocht, is dan nog steeds geholpen — en u krijgt geen aanvragen binnen die u toch had moeten afwijzen. Volledig stilzetten kan ook; beide regelt u zelf, zonder ondersteuning en zonder wachttijd.
