Was nimmt der Bot bei einer Mandantenanfrage auf, und was bewertet er nicht?+
§ 2 Absatz 1 RDG definiert eine Rechtsdienstleistung als eine Tätigkeit, die eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. Die reine Entgegennahme von Kontaktdaten, Rechtsgebiet und grober Anliegen-Beschreibung — ohne rechtliche Bewertung — erfüllt diese Voraussetzung nicht. Smartwebchat ist so konzipiert, dass der Bot keine rechtlichen Einschätzungen abgibt und keine Empfehlungen zur Rechtslage macht. Er funktioniert wie ein strukturierter Empfangsmitarbeitender. Im Zweifel empfehlen wir, die Konfiguration Ihres Bots mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder der zuständigen Rechtsanwaltskammer abzustimmen.
Welche technischen Maßnahmen unterstützen die Verschwiegenheit nach § 43a BRAO?+
§ 43a Absatz 2 BRAO verpflichtet Rechtsanwälte zur Verschwiegenheit über alles, was ihnen in ihrer Berufsausübung bekannt wird. Ob das auch die eingesetzten technischen Systeme erfasst, ist Auffassung der Kammerpraxis und steht nicht im Gesetzeswortlaut; wer ihr folgt, achtet auf Verarbeitungsort und Auftragsverarbeitung. Smartwebchat speichert Daten auf Servern in der EU (Hetzner Online GmbH), bietet einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag und überträgt im Standard-Modell keine Daten in Drittländer. Dennoch empfehlen wir: Stimmen Sie die Einrichtung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab und dokumentieren Sie die Maßnahme in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO.
Kann der Bot die Erstberatungsgebühr nach § 34 RVG nennen?+
Ja — das ist eine sachliche Information, keine Rechtsberatung. § 34 RVG erlaubt für die Erstberatung von Verbrauchern eine Gebührenobergrenze von 190 € (zuzüglich Umsatzsteuer), sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wird. Der Bot kann diesen Betrag als gesetzlich geregelten Rahmen kommunizieren. Er schließt keine Honorarvereinbarungen ab und bewertet keine konkreten Fälle. Das Vereinbaren konkreter Honorare bleibt Aufgabe der Kanzlei.
Darf der Bot nach dem Aktenzeichen oder dem Namen der Gegenseite fragen?+
Aktenzeichen und Namen von Prozessgegnern sind sensible Daten — hier gilt besondere Sorgfalt. Smartwebchat kann so konfiguriert werden, dass der Bot diese Informationen nicht aktiv erfragt, sondern nur entgegennimmt, wenn der Mandant sie freiwillig angibt. Empfehlenswert ist eine klare Datenschutzhinweis-Formulierung im Chat-Fenster, die erklärt, wie diese Daten verarbeitet werden. Dies können Sie über die bot-interne Knowledge-Base konfigurieren.
Wie lässt sich der Bot in RA-MICRO oder andere Kanzleisoftware integrieren?+
Smartwebchat übergibt strukturierte Anfragedaten per E-Mail oder Webhook (eine automatische Weiterleitung — jede neue Anfrage geht sofort an Ihr System). Eine direkte Plug-and-Play-Integration in RA-MICRO, ReNoStar oder Advolux ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht als vorkonfiguriertes Connector-Modul verfügbar — Sie können die Daten aber über Webhook an ein Zwischensystem (z. B. Zapier, Make) leiten, das Datensätze in Ihre Kanzleisoftware schreibt. Sprechen Sie uns vor dem Onboarding auf die Integration an, die für Sie am sinnvollsten ist.
Was passiert, wenn der Bot eine Rechtsfrage nicht beantworten kann oder soll?+
Der Bot ist darauf trainiert, rechtliche Fachfragen konsequent abzulehnen und an die Kanzlei weiterzuleiten. Formulierungen wie „Diese Frage beantwortet Ihr Anwalt — ich nehme Ihre Anfrage gerne auf und leite sie weiter" sind Standard. Sie können den Ton und den genauen Wortlaut dieser Übergabe-Formulierungen in der Knowledge-Base Ihrer Kanzlei selbst konfigurieren.
Wer haftet, wenn der Bot eine falsche oder irreführende Auskunft gibt?+
Smartwebchat ist ein Werkzeug zur Anliegen-Aufnahme, kein Rechtsauskunfts-System. Die Inhalte der Knowledge-Base — also das, was der Bot wissensmäßig wiedergeben kann — werden von der Kanzlei selbst befüllt und gepflegt. Für die Korrektheit der hinterlegten Informationen trägt die Kanzlei die Verantwortung. Smartwebchat stellt die Infrastruktur bereit. Wir empfehlen, keine rechtlichen Einschätzungen in die Knowledge-Base einzupflegen, die der Bot dann wiedergeben könnte. Im Zweifel konsultieren Sie Ihren eigenen Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten.
Kann der Bot zwischen Familien-, Arbeits- und Mietrecht unterscheiden und richtig routen?+
Ja. Das Rechtsgebiets-Routing ist eine Kernfunktion von Smartwebchat. Sie können für Ihre Kanzlei konfigurieren, welche Rechtsgebiete existieren, welche Anwälte zuständig sind und an welche E-Mail-Adresse oder welchen Webhook (eine automatische Weiterleitung — jede neue Anfrage geht sofort an Ihr System) eine Anfrage des jeweiligen Typs geht. Der Bot führt den Mandanten durch eine strukturierte Auswahl und übergibt die Anfrage dann an das richtige Team.
Können wir den Bot nur für Bestandsmandanten nutzen, nicht für Neukontakte?+
Ja. Sie können den Bot auf Ihrer Mandantenportal-Seite einbetten und den Zugang auf bekannte Mandanten beschränken (z. B. per Login-Gate vor dem Chat). Das reduziert unkontrollierte Neukontakte und eignet sich gut für Kanzleien, die bewusst nicht über den Chat akquirieren wollen, aber Bestandsmandanten entlasten möchten (Terminfragen, Dokumenten-Checklisten, Mandanten-Portal-Zugang-Infos etc.).
Wie schnell ist der Bot startklar?+
Nach Onboarding und Knowledge-Base-Einrichtung ist der Bot typischerweise innerhalb von 48 Stunden einsatzbereit. Die Mindest-Konfiguration umfasst: Kanzleiname, Rechtsgebiete, Kontaktdaten und E-Mail-Weiterleitungsadresse. Aufwendigere Setups (Rechtsgebiets-Routing mit mehreren Anwälten, Webhook-Integration (automatische Weiterleitung an Ihr System), mehrsprachige Knowledge-Base) benötigen etwas mehr Vorlauf — das klären wir im Onboarding-Gespräch.
Unterstützt der Bot mehrere Sprachen, z. B. für internationale Mandanten?+
Smartwebchat nutzt als Basis-LLM Mistral-Small (EU-Server), das Deutsch, Englisch und weitere europäische Sprachen versteht und beantwortet. Wenn Ihre Kanzlei internationale Mandanten betreut, können Sie die Knowledge-Base zweisprachig pflegen. Der Bot antwortet dann in der Sprache, in der er angesprochen wird. Ob und wie das für Ihre Kanzlei sinnvoll ist, besprechen wir im Onboarding.
Werden Gesprächsverläufe gespeichert, und wer kann sie einsehen?+
Ja. Gesprächsverläufe liegen auf Servern in der EU (Hetzner Online GmbH), verschlüsselt übertragen und gegen Zugriff von außen abgesichert. Im Kanzlei-Dashboard sehen die Verläufe nur autorisierte Nutzer Ihres Accounts; alle Auftragsverarbeiter sind in der Datenschutzerklärung namentlich benannt. Verläufe werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht; diese Frist ist derzeit fest eingestellt und nicht pro Kanzlei änderbar. Einzelne Kontaktanfragen können Sie jederzeit vorab im Dashboard löschen — Kontaktanfragen bleiben, anders als die Verläufe, bis zu dieser Löschung bestehen.
Kann der Bot für eine Kanzlei mit mehreren Standorten eingerichtet werden?+
Ja. Smartwebchat unterstützt Multi-Standort-Setups. Jeder Standort kann eine eigene Konfiguration (Öffnungszeiten, Rechtsgebiete, Weiterleitungs-E-Mail) erhalten, während alle unter einem zentralen Kanzlei-Account verwaltet werden. Ideal für überörtliche Sozietäten, die an mehreren Orten präsent sind.
Müssen Mandanten darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System kommunizieren?+
Ja — das ist sowohl nach DSGVO als auch nach allgemeinen Transparenzpflichten empfehlenswert und in vielen Fällen rechtlich geboten. Smartwebchat zeigt in jedem Chat einen Hinweis an, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt. Konsultieren Sie im Zweifel Ihren Datenschutzbeauftragten hinsichtlich der konkreten Formulierungspflichten.
Welche Daten werden tatsächlich gespeichert, und wie lange?+
Standardmäßig werden Name, Kontaktdaten, Anliegen-Kategorie und Gesprächsverlauf gespeichert — keine Schufa-Daten, keine Einkommensnachweise, keine hochgeladenen Dokumente (der Bot akzeptiert im Standard keine Datei-Uploads). Der Gesprächsverlauf wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht — diese Frist gilt für alle Accounts gleich und ist nicht pro Kanzlei einstellbar. Kontaktanfragen bleiben darüber hinaus bestehen, bis Sie sie im Dashboard löschen. Wir empfehlen, beide Fristen im Datenschutzdokument Ihrer Kanzlei zu benennen und im Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO zu dokumentieren.
Kann der Bot Terminwünsche direkt in unseren Kanzleikalender eintragen?+
Der Bot trägt keine eigenständigen Termine ein — er nimmt Terminwünsche entgegen und übermittelt sie strukturiert. Das endgültige Bestätigen des Termins bleibt beim Sekretariat.
