Kan de chatbot een afspraak definitief vastleggen?+
Nee — vastleggen doet u. Wat hij doet, is het verzoek compleet maken: behandeling, gewenste kapper, dag en dagdeel, naam en telefoonnummer. Dat komt in één bericht bij u binnen, waarna u of de kapper bevestigt. Over plekken die hij niet kan zien, doet hij geen toezegging.
Mag hij een klant met een allergie geruststellen?+
Nee, en dat is bewust dichtgezet — ook niet in de zachte vorm, geen „meestal geen probleem“ en geen „wij werken met milde producten“. Haarkleurmiddelen dragen onder Verordening (EG) nr. 1223/2009 niet voor niets een waarschuwing over ernstige allergische reacties. De bot noteert de melding en zorgt dat u het vóór de afspraak weet.
Mag hij zeggen dat een gevoeligheidstest verplicht is?+
Nee, en die verneining is bruikbaar: een test vóór het kleuren is niet wettelijk voorgeschreven, het dringende advies staat op de verpakking. Dat mag hij zo uitleggen en daarna uw eigen salonregel noemen — wat u vraagt voordat er voor het eerst gekleurd wordt. Zelf beoordelen doet hij niets: geen test inplannen, geen uitslag lezen.
Kan hij prijzen noemen?+
Ja, en dat is meer dan service: uw tarieven horen kenbaar te zijn vóórdat iemand zich vastlegt. Bij een uitgroeikleuring, highlights of balayage hangt de prijs af van haarlengte en bewerkingstijd; daar noemt hij het bereik en zegt erbij dat de eindprijs bij de intake wordt bepaald. Dat is eerlijker dan één bedrag en scheelt een discussie bij de kassa.
Wij werken met afspraken én met inloop. Kan hij dat uit elkaar houden?+
Ja. U legt per dag of per behandeling vast wat er geldt: alleen op afspraak, inloop mogelijk, of inloop tot een bepaald moment. In het ene geval neemt hij een verzoek op, in het andere legt hij uit wanneer iemand kan langskomen. Voorspellen hoe druk het dan is, doet hij niet.
Kan iemand via de chatbot een vaste kapper vragen?+
Ja. De bot vraagt de naam uit en geeft die mee — zonder die naam moet iemand bij u alsnog uitzoeken bij wie de klant hoort. Is die kapper er die dag niet, dan zegt de bot dat niet zelf: hij legt de voorkeur vast en u komt met een voorstel terug.
Bij ons huren zelfstandigen een stoel. Werkt dat ook?+
Ja, mits u het onderscheid vooraf vastlegt. De bot kan per kapper een eigen route krijgen: eigen behandelingen, eigen werkdagen, eigen tarieven en een eigen adres waar het verzoek naartoe gaat. Wat hij niet moet doen, is een aanvraag naar „de salon“ sturen terwijl er drie zelfstandige agenda's achter zitten.
Kan hij het aantal niet nagekomen afspraken terugdringen?+
Niet rechtstreeks — wie wegblijft, laat zich door een chatvenster niet tegenhouden, en bij een kleuring valt er een groter gat dan bij een droogknip. Wat u erbij wint, zijn de gegevens om de afspraak te bevestigen en er tijdig aan te herinneren, plus de kans uw annuleringstermijn te noemen zodra het verzoek binnenkomt. Welke termijn geldt, legt u zelf vast; een aanbetaling blijft uw eigen keuze.
Kan hij een verzoek voor meer dan één persoon aannemen?+
Ja, en dat is een aparte stroom omdat het uw indeling raakt: moeder en kind achter elkaar, twee vriendinnen tegelijk, of een gezelschap dat vóór een bruiloft op één ochtend klaar moet zijn. Hij vraagt uit om hoeveel mensen het gaat, welke behandeling per persoon, en of het tegelijk of na elkaar mag.
Kan hij vragen over de salon zelf beantwoorden — drempel, wasplek, kinderen?+
Voor zover u het vastlegt: of er een trede bij de ingang zit, of de wasplek bereikbaar is, of een rolstoel langs de stoelen kan, en of u kinderen knipt en vanaf welke leeftijd. Zulke feiten kan een bot zonder risico herhalen, omdat er niets aan in te schatten valt.
Kunnen klanten hem ook in het Engels of Duits aanspreken?+
Ja, en voor een salon is dat meer dan gemak: kleurwoorden vertalen slecht. Wie om „ash blonde“ of „a trim“ vraagt, bedoelt niet vanzelf wat u eronder verstaat. Hij beantwoordt de vraag in de taal van de bezoeker en geeft de wens letterlijk door, zodat de uitleg aan de stoel gebeurt en niet in een chatvenster.
Wij zijn zowel herenkapper als damessalon. Snapt hij dat verschil?+
Ja, als u het vastlegt. Wie een barbier of herenkapper zoekt, verwacht andere behandelingen en een andere bewerkingstijd dan wie voor een kleuring komt, en vaak ook een andere kapper. De bot scheidt die stromen aan het begin met één vraag en vraagt daarna per stroom andere gegevens uit.
Wij bieden naast haar nog andere behandelingen aan. Kan hij die scheiden?+
Ja. Elke stroom krijgt een eigen categorie met eigen vragen en een eigen ontvanger, zodat een verzoek niet in de verkeerde agenda belandt. Wat hier beschreven staat, gaat over haar, stoel en afspraak; wat u daarnaast doet, richt u ernaast in. Beoordelen wat bij iemands haar of huid past, doet hij nergens.
Welke klantgegevens komen bij jullie terecht?+
Bij een aanvraag worden de categorie van de vraag, contactgegevens en een samenvatting doorgegeven; bij een terugbelverzoek naam, telefoonnummer en gewenste tijd; bij een afspraakverzoek contactgegevens, gewenste dienst, gewenste datum en opmerkingen; bij een overdracht aan uw team de reden daarvan en, als de overdracht is ingeschakeld, de laatste berichten van het gesprek. Het volledige gespreksverloop kunt u bovendien via de API opvragen. Meldt een klant een eerdere reactie op een kleuring, dan gaat die opmerking mee naar uw salon en verder niet. Hosting uitsluitend binnen de EU, verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG.
Kunnen we hem tijdelijk stilzetten?+
Ja. De aanleiding is niet altijd een rustige periode — het kan net zo goed zijn dat uw agenda weken vol zit, dat er een kapper uitvalt of dat u sluit. U zet hem uit of laat hem één ding zeggen: tot welke datum dat geldt en waar iemand intussen terechtkan.
Wie is verantwoordelijk voor wat er staat?+
De salon. De bot herhaalt uw tarieven, behandelingen en werkwijze; hij spreekt niet namens een fabrikant en beoordeelt geen product voor een individuele klant. Het onderhoud is daarmee een teamafspraak: wie een tarief aanpast of een behandeling schrapt, meldt het aan degene die de bot bijhoudt.
