Mag de chatbot zeggen of een hulpmiddel vergoed wordt?+
Nee, en dat is bewust zo ingericht. Of iemand vergoeding krijgt, hangt af van zijn indicatie, zijn polis en het reglement van zijn zorgverzekeraar — dingen die de bot niet kent en die per jaar wijzigen. Hij legt de systematiek uit en verwijst voor de uitkomst naar de verzekeraar. Een toezegging doet hij niet.
Kan de chatbot uitleggen wie een hulpmiddel mag voorschrijven?+
Ja, in algemene termen. Voor hulpmiddelenzorg zijn een diagnosestelling en een voorschrift nodig van een daartoe bevoegde voorschrijver; reglementen werken dat uit naar onder meer huisarts, medisch specialist en revalidatiearts. Wie bij welk hulpmiddel hoort, verschilt per verzekeraar — de bot benoemt dat het voorschrift nodig is en waar dat staat.
Kan de chatbot uitleggen wanneer er toestemming vooraf nodig is?+
Hij kan uitleggen dát die hobbel bestaat: voor een deel van de hulpmiddelen moet de zorgverzekeraar vooraf akkoord geven, vastgelegd in zijn Reglement Hulpmiddelen. Juist hier ontstaat verwarring — een geldig voorschrift is niet hetzelfde als een goedgekeurde aanvraag. Of er toestemming is, controleert de bot niet.
Mag de chatbot een hulpmiddel aanbevelen?+
Nee. Welke uitvoering bij iemand past, volgt uit onderzoek, aanmeten en vakinhoudelijke afweging, niet uit een chatvenster. De bot benoemt wel welke categorieën u voert en wat u nodig hebt voor een eerste afspraak, zodat iemand voorbereid binnenkomt in plaats van met een verwachting die u moet bijstellen.
Kan de chatbot vertellen met welke zorgverzekeraars wij een overeenkomst hebben?+
Ja, en dat antwoord wordt nu vaak per telefoon gegeven. U beheert de lijst zelf en werkt hem per contractjaar bij; de bot toont wat er op dat moment staat. Ontbreekt een verzekeraar, dan zegt hij dat er geen overeenkomst is en verwijst naar diens zorgzoeker.
Kan de chatbot uitleggen waarom onze vakmensen niet in een zorgregister staan?+
Ja, en dat neemt een vraag weg die anders aan de balie komt. Voor de orthopedisch instrumentmaker en de orthopedisch schoentechnicus bestaat geen wettelijk register en geen beschermde beroepstitel; de borging loopt via erkenning van het bedrijf, waarvoor SEMH aparte regelingen kent. U legt vast welke erkenningen u voert en de bot noemt ze.
Kan de chatbot een afspraak voor het aanmeten voorbereiden?+
Ja, en daar zit tijdwinst. Per productgroep legt u vast wat iemand moet meebrengen en wat u vooraf wilt weten: voorschrift aanwezig, welke voorschrijver, welke verzekeraar, eerste verstrekking of vervanging. Dat komt gestructureerd binnen, zodat het gesprek in de paskamer niet met administratie hoeft te beginnen.
Neemt de chatbot lichaamsmaten of foto's aan?+
Hij vraagt er niet naar: maten en beeldmateriaal in de context van een aandoening vallen onder artikel 9 AVG, en aanmeten is vakwerk dat in uw werkplaats hoort. Stuurt iemand ze uit zichzelf toch mee, dan verwijst de bot naar de afspraak; de tekst blijft in het gespreksverloop staan en wordt na dertig dagen automatisch verwijderd, maar komt die tekst ook in de samenvatting van de aanvraag terecht, dan blijft die bewaard tot de termijn afloopt die per assistent is ingesteld (standaard 12 maanden) — er loopt geen filter op wat iemand zelf typt.
Kan de chatbot een reparatie- of storingsmelding aannemen?+
Ja, en die verdient een eigen route. Aanpassing, herstel en onderhoud horen bij de aanspraak op een hulpmiddel, maar lopen anders dan een nieuwe verstrekking. U legt vast wat u nodig hebt — welk hulpmiddel, sinds wanneer, wat er aan de hand is — en de melding gaat rechtstreeks naar de werkplaats. Beoordelen doet de bot niet.
Kan de chatbot uitleggen waarom iemand nog geen nieuw hulpmiddel krijgt?+
In algemene termen wel: per hulpmiddel geldt een gebruikstermijn, en binnen die termijn is vervanging niet vanzelfsprekend. Bij schade wordt doorgaans om een toelichting op aard en oorzaak gevraagd. De bot vangt de melding op; termijn en beoordeling liggen bij de zorgverzekeraar.
Kan de chatbot herhaalbestellingen voor verbruiksartikelen aannemen?+
Hij kan een bestelverzoek vastleggen en doorzetten: productgroep, gewenste hoeveelheid, vestiging en contactgegevens. De controle op gebruiksnorm en machtiging blijft bij uw team. Heeft u al een bestelportaal, dan kan de bot mensen daar juist naartoe leiden in plaats van een tweede kanaal te openen.
Valt de chatbot zelf onder de regels voor medische hulpmiddelen?+
Nee. Smartwebchat is geen medisch hulpmiddel in de zin van Verordening (EU) 2017/745: het stelt niets vast, meet niets en doet geen uitspraak over geschiktheid. Uw eigen verplichtingen als marktdeelnemer blijven onverkort gelden. Certificeringen claimen wij niet.
Worden er gezondheidsgegevens opgeslagen?+
De bot vraagt er niet naar. Bij een aanvraag worden de categorie van de vraag, contactgegevens en een samenvatting doorgegeven; bij een terugbelverzoek naam, telefoonnummer en gewenste tijd; bij een afspraakverzoek contactgegevens, gewenste dienst, gewenste datum en opmerkingen; bij een overdracht aan uw team de reden daarvan. Het gespreksverloop zelf kunt u via de API opvragen, bij een ingeschakelde overdracht ook in het dashboard; in de meldingen staat het niet. Die aanvraag blijft bewaard tot de termijn afloopt die per assistent is ingesteld (standaard 12 maanden). Typt een bezoeker toch indicaties, diagnoses of maten in de chat, dan staat dat in het gespreksverloop en wordt het na dertig dagen automatisch verwijderd. Herkent een filter in de samenvatting gezondheidsgegevens, dan vervangt hij die door een neutrale melding; niet alles wordt herkend. Hosting uitsluitend binnen de EU, met een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG.
Werkt de chatbot samen met ons bestel- of declaratiesysteem?+
Er is geen kant-en-klare koppeling met hulpmiddelensoftware of met systemen van zorgverzekeraars, en die zeggen wij ook niet toe. Aanvragen komen gestructureerd binnen per e-mail of webhook — een automatische doorzending naar het adres of systeem dat u aanwijst, desgewenst per productgroep. Maatwerk is technisch mogelijk, niet standaard.
Kunnen we hem tijdelijk uitzetten?+
Ja, direct en zelf. Bij een aanmeldstop op maatwerk, verlof van de vakman of een leveringsprobleem in één productgroep zet u dat deel stil en laat u de rest staan. Bezoekers lezen dan de tekst die u klaarzet en gaan niet uit van een pasafspraak die er voorlopig niet is.
Hoeveel werk is het om dit in te richten?+
De basis bestaat uit gegevens die u al hebt: uw productgroepen, uw overeenkomsten met verzekeraars, wat iemand moet meebrengen naar een afspraak en uw openingstijden. Die vult u in een gestructureerd sjabloon in; wij verzorgen de plaatsing op de website. Het is werk van uren, geen ICT-traject.
