Darf ein Chatbot in unserer Physiotherapie-Praxis Patientendaten verarbeiten?+
Ja — mit den richtigen Bedingungen. Als Heilmittelerbringer unterliegen Sie der berufsrechtlichen Schweigepflicht; Gesundheitsdaten sind nach DSGVO Art. 9 besonders geschützt. Smartwebchat fragt nicht nach Diagnosen, Verordnungsinhalten oder Therapiebefunden. Bei der Praxis kommen Anliegen-Kategorie und Kontaktdaten an, dazu, was der Bot in eine Anfrage, einen Rückrufwunsch oder eine Terminanfrage übernimmt: eine Zusammenfassung ebenso wie Wunschzeit, gewünschte Leistung oder eine Notiz aus dem Gespräch. Schreibt jemand von sich aus Gesundheitsangaben, können sie in diesen Feldern stehen und, ist die Übergabe an das Praxisteam eingeschaltet, auch im Übergabegrund. Bei uns wird der Gesprächsverlauf nach 30 Tagen gelöscht, die Anfrage selbst nach einer Frist, die die Praxis im Dashboard festlegt; voreingestellt sind zwölf Monate. Was per E-Mail, Slack oder Webhook an die Praxis geht, liegt danach in deren Systemen. Hosting in der EU (Hetzner Online GmbH), AVV automatisch. Für Ihre spezifische Praxis-Situation empfehlen wir die Einbindung Ihres Datenschutzbeauftragten.
Kann der Bot eine Heilmittel-Verordnung inhaltlich überprüfen?+
Nein — das ist ausdrücklich nicht vorgesehen und entspricht auch nicht dem Einsatzzweck. Der Bot nimmt die Angaben des Patienten zur Verordnung (Therapie-Art, Einheiten-Anzahl) entgegen und gibt sie strukturiert ans Praxis-Team weiter. Die fachliche Prüfung der Verordnung liegt beim Therapeuten.
Was passiert, wenn eine Verordnung schon abgelaufen ist?+
Der Bot kann Patienten freundlich darauf hinweisen, dass sie eine gültige Verordnung benötigen, und sie auffordern, zunächst bei der ausstellenden Arztpraxis eine neue Verordnung einzuholen, bevor ein Termin vergeben werden kann. Diese Information verhindert unnötige Termin-Anfragen ohne gültige Grundlage.
Wie unterscheidet der Bot zwischen Krankengymnastik (KG), Manueller Therapie (MT) und Lymphdrainage (LD)?+
Über eine strukturierte Abfrage fragt der Bot nach der auf der Verordnung vermerkten Therapie-Art. Patienten, die ihre Verordnung nicht zur Hand haben, werden aufgefordert, diese vorab zu prüfen. Die Routing-Logik ist konfigurierbar — z. B. MT nur an bestimmte Therapeuten, die entsprechend qualifiziert sind.
Können Patienten gleichzeitig mehrere Termine für eine 10er-Verordnung buchen?+
Ja. Der Bot fragt nach der Gesamtanzahl der verordneten Einheiten und leitet die Anfrage mit dem Hinweis „10 Einheiten gewünscht" ans Praxis-Team weiter. Das Team plant den vollständigen Termin-Block, ohne mehrfach mit dem Patienten telefonieren zu müssen.
Kann der Bot eine Warteliste führen?+
Nein. Eine Warteliste führt die Praxis selbst; der Bot nimmt Anfragen strukturiert auf und gibt sie an die Praxis weiter.
Wie integriert sich der Bot in unsere Praxissoftware (Theorg, Epikur, etc.)?+
Anfragen werden per E-Mail oder Webhook (eine automatische Weiterleitung — jede neue Anfrage geht sofort an Ihr System) übergeben. Eine direkte Echtzeit-Anbindung an Praxissoftware ist als Custom-Integration möglich. Der pragmatischste Einstieg für die meisten Praxen ist die E-Mail-Übergabe, da sie keine IT-Infrastruktur voraussetzt.
Was passiert außerhalb der Sprechzeiten?+
Der Bot nimmt Anfragen rund um die Uhr entgegen und leitet sie strukturiert ans Praxis-Team weiter. Außerhalb der Öffnungszeiten erhalten Patienten eine Bestätigung, dass ihre Anfrage am nächsten Werktag bearbeitet wird. Welche Schlüsselwörter eine sofortige Übergabe an Ihr Team auslösen, legen Sie selbst fest. Wird eine akute Notlage erkannt, erhält der Besucher statt der Übergabe einen festen Hinweis, wohin er sich wenden soll; Ihr Team wird über das Stichwort trotzdem benachrichtigt.
Können wir Hausbesuche über den Bot anbieten?+
Ja. Hausbesuche können bezirksspezifisch konfiguriert werden — der Bot fragt nach Postleitzahl oder Stadtteil und prüft, ob Hausbesuche in diesem Bereich möglich sind. Bei bestehender Verordnung mit Hausbesuch-Vermerk wird die Anfrage entsprechend weitergeleitet.
Wie lange dauert die Einrichtung?+
Die Grundkonfiguration für eine Physiotherapie-Praxis ist in wenigen Stunden einsatzbereit. Sie befüllen eine Vorlage mit Ihren Therapie-Angeboten, Öffnungszeiten und Routingregeln. Unser Team übernimmt die technische Einbindung.
Können wir den Bot auch für den Privatpatienten-Bereich nutzen?+
Ja. Privatpatienten und Selbstzahler können im Bot gesondert geführt werden — z. B. andere Tarifinformationen, andere Terminslots oder zusätzliche Leistungen (z. B. Medical Training Therapy, Sportphysiotherapie). Die Konfiguration ist über das Dashboard steuerbar.
Was passiert, wenn der Bot eine Frage nicht beantworten kann?+
Erkennt der Bot ein Anliegen, das er nicht sicher zuordnen kann, leitet er den Patienten freundlich an das Praxis-Team weiter — mit Telefonnummer und Öffnungszeiten. Der Patient bleibt nie ohne Orientierung.
Wie gehen wir mit besonders sensiblen Verordnungs-Diagnosen um (z. B. Krebsnachsorge, Schlaganfall-Rehabilitation)?+
Der Bot fragt nach Therapie-Art und Einheiten-Anzahl, nicht nach der Diagnose. Diagnosen auf der Verordnung bleiben beim Patienten und dem Praxis-Team — der Bot fragt nicht danach.
