Kann der Bot Termine direkt in meinen Kalender (z. B. Calendly, Booksy, Shore) eintragen?+
Smartwebchat übergibt Termin-Anfragen per E-Mail oder Webhook (eine automatische Weiterleitung — jede neue Anfrage geht sofort an Ihr System). In der Basisversion nimmt der Bot die Anfrage strukturiert auf und leitet sie ans Studio weiter — Sie tragen den Termin manuell ein und bestätigen per E-Mail.
Wie verhindert der Bot Doppelbuchungen?+
Indem alle Anfragen über einen zentralen Kanal eingehen, entfällt das parallele Verwalten von Telefon, E-Mail und Direktnachrichten. Doppelbuchungen entstehen, wenn mehrere Kanäle gleichzeitig genutzt werden und keine zentrale Übersicht besteht. Smartwebchat sammelt alle Anfragen strukturiert an einem Ort — der Studio-Kalender bleibt sauber.
Kann der Bot Behandlungsempfehlungen geben — z. B. welche Behandlung für welchen Hauttyp?+
Nein. Smartwebchat gibt keine Behandlungsempfehlungen. Fragen zu geeigneten Behandlungen für bestimmte Hauttypen, Hautprobleme oder besondere Situationen werden durch den Bot an das Studio weitergeleitet. Das persönliche Beratungsgespräch mit der Kosmetikerin bleibt der einzige Weg für eine individuelle Behandlungsempfehlung.
Darf der Bot Informationen zu Permanent Make-up oder anderen dauerhaften Behandlungen ausgeben?+
Der Bot kann allgemeine Informationen zu Behandlungsformen ausgeben, die Sie in der Knowledge-Base hinterlegen — zum Beispiel was Permanent Make-up ist und wie der Ablauf aussieht. Er gibt jedoch keine Empfehlungen, ob eine bestimmte Behandlung für einen Kunden geeignet ist, und verweist bei Detailfragen explizit auf das Beratungsgespräch. Da dauerhaft pigmentierende oder nadelinvasive Behandlungen in einigen Bundesländern erlaubnispflichtig sind, sollten entsprechende Hinweise in den Bot-Inhalten klar kommuniziert werden.
Wie gehen wir mit sensiblen Haut- und Allergie-Angaben im Chat um?+
Nennt eine Kundin solche Angaben, gehen sie als Teil der Termin-Anfrage ans Studio, damit das Team vor dem Termin informiert ist. Zur Offenheit gehört aber auch: Der Gesprächsverlauf wird gespeichert und nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Die 30 Tage gelten nur für den Gesprächsverlauf, nicht für die Termin-Anfrage, die Sie erhalten. Wenn Sie Angaben dieser Art gar nicht erst im System haben wollen, hinterlegen Sie in der Knowledge-Base den Hinweis, Hautthemen erst im Studio zu besprechen.
Was passiert, wenn ein Kunde nach einer sehr spezifischen medizinischen Behandlung fragt?+
Bei Fragen, die medizinisches oder fachärztliches Wissen erfordern — etwa bei Hauterkrankungen, die über den Bereich der Kosmetik hinausgehen — gibt der Bot eine klare Rückmeldung: Solche Fragen sind nicht Gegenstand eines Kosmetikstudios und sollten mit einem Arzt oder einer Ärztin besprochen werden. Der Bot leitet nicht falsch, sondern transparent.
Kann der Bot automatische Erinnerungen vor dem Termin versenden?+
Ja. Erinnerungs-Nachrichten per E-Mail kurz vor dem Termin sind als Erweiterung konfigurierbar. Das ist ein etabliertes Mittel, um No-Shows zu reduzieren — besonders bei längeren und kostenintensiveren Behandlungen wie Lash-Lifting oder Permanent Make-up.
Kann der Bot Preise für alle Leistungen nennen?+
Ja, sofern Sie Ihre Preisliste in der Knowledge-Base hinterlegt haben. Der Bot kann die Preise ausgeben und darauf hinweisen, dass der finale Preis bei bestimmten Leistungen (z. B. Strähnen, aufwändige Nagel-Designs) erst nach Begutachtung feststeht.
Können Solo-Studios den Bot nutzen, wenn sie keine IT-Kenntnisse haben?+
Ja. Smartwebchat ist explizit für kleine Betriebe ohne eigene IT-Abteilung gebaut. Die Einrichtung erfolgt über eine einfache Oberfläche. Das Onboarding unterstützt Sie dabei, die nötigen Inhalte einzupflegen. Technische Kenntnisse sind nicht erforderlich.
Wie schnell ist der Bot einsatzbereit?+
In der Regel innerhalb von 48 Stunden nach der Einrichtung. Sie befüllen die Knowledge-Base mit Ihren Leistungen, Preisen und Öffnungszeiten — wir begleiten Sie durch den Prozess.
Ist Smartwebchat auch für Studios mit mehreren Mitarbeiterinnen geeignet?+
Ja. Bei mehreren Kosmetikerinnen kann der Bot so konfiguriert werden, dass er nach einer Wunschperson fragt und die Anfrage entsprechend routet.
Wie gehen wir DSGVO-konform mit Kundendaten um?+
Alle Daten werden auf Servern in der EU (Hetzner Online GmbH) gespeichert; die Antworten erzeugt im Standard-Modell Mistral (EU). Alle Auftragsverarbeiter sind in der Datenschutzerklärung namentlich benannt. Ein AVV nach DSGVO Art. 28 ist automatisch verfügbar — ein wesentlicher Aspekt, der bei Kunden zunehmend nachgefragt wird.
Was kostet Smartwebchat für ein Kosmetikstudio?+
Die Kosten richten sich nach dem Gesprächsvolumen und dem Funktionsumfang. Details finden Sie auf smartwebchat.eu.
Funktioniert der Bot auch ohne eigene Website?+
Ja. Smartwebchat kann als eigenständige Chat-Seite betrieben werden, die Sie im Google-Business-Profil, auf Instagram oder in Ihrer WhatsApp-Bio hinterlegen. So erreichen Kunden Sie auch ohne eigene Website.
Kann ich den Bot auch nur für bestimmte Zeitfenster aktivieren — z. B. nur außerhalb meiner Öffnungszeiten?+
Ja. Sie können konfigurieren, ob der Bot rund um die Uhr aktiv ist oder nur außerhalb Ihrer Öffnungszeiten. In der Öffnungszeit könnten Sie z. B. bevorzugt direkt ans Telefon gehen — außerhalb übernimmt der Bot. Die Umschalt-Logik ist in der Einrichtung konfigurierbar.
