Kann der Bot Zimmerverfügbarkeit in Echtzeit prüfen?+
Das hängt von Ihrem Property-Management-System (PMS) ab. Smartwebchat kann über Webhooks (eine automatische Weiterleitung — jede neue Anfrage geht sofort an Ihr System) oder APIs (eine direkte Schnittstelle, über die Ihr System und der Bot ohne Abtippen Daten austauschen) an Systeme angebunden werden, sofern diese eine entsprechende Schnittstelle anbieten. In der Basisversion nimmt der Bot Zimmeranfragen strukturiert auf und übergibt sie an Ihr Rezeptionsteam, das die Verfügbarkeit bestätigt. Die direkte Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfung ist ein optionales Erweiterungsmodul, das wir gemeinsam mit Ihnen einrichten.
Ersetzt der Bot den Meldeschein oder das Check-in-System?+
Nein. Smartwebchat übernimmt keine Gäste-Identifizierung im Sinne des Bundesmeldegesetzes (BMG) und ersetzt keine gesetzlich vorgeschriebene Meldeschein-Pflicht. Der Bot nimmt Buchungsanfragen und allgemeine Gästefragen entgegen — die formale Erfassung der Gästedaten für das Melderecht bleibt beim Rezeptionsteam.
Kann der Bot mehrsprachig kommunizieren?+
Ja. Smartwebchat erkennt die Sprache des Gastes automatisch und antwortet in derselben Sprache. Deutsch, Englisch und Französisch sind standardmäßig unterstützt; Italienisch, Spanisch und weitere Sprachen können aktiviert werden. Das ist besonders für Hotels in Tourismusregionen und Städten mit internationalem Gästeprofil relevant.
Was passiert mit einer Zimmeranfrage, die der Bot aufnimmt — bestätigt der Bot den Preis?+
Nein. Der Bot nimmt die Anfrage strukturiert auf (Personenzahl, Zimmertyp, gewünschte Nächte, Sonderwünsche) und leitet sie an Ihr Team weiter. Preisangaben kann der Bot nur dann machen, wenn Sie aktuelle Preise in der Knowledge-Base hinterlegt haben. Eine verbindliche Buchungsbestätigung mit Preis erfolgt durch Ihr Team oder Ihr Buchungssystem — nicht durch den Bot allein.
Kann der Bot lokale Empfehlungen für Restaurants, Ausflüge und Sehenswürdigkeiten geben?+
Ja. Sie befüllen eine pflegbare Knowledge-Base mit Ihren persönlichen Empfehlungen für die Region — Restaurants, Ausflugsziele, ÖPNV-Verbindungen, Mietrad-Angebote, Stadtführungen. Der Bot gibt diese Inhalte auf Gästefragen aus. Das ersetzt die tägliche Routine-Beratung an der Rezeption und entlastet Ihr Team spürbar.
Wie integriert sich der Bot in unsere bestehende Hotel-Website?+
Smartwebchat wird als kleines Widget in Ihre Website eingebunden — ein kurzes JavaScript-Snippet, das in den Footer oder die Kopfzeile eingefügt wird. Alternativ kann der Bot auch als eigenständige Chat-Seite bereitgestellt werden, die Sie über Ihr OTA-Profil oder Google My Business verlinken.
Können wir den Bot mit unserem PMS-System verknüpfen?+
Eine Anbindung an Ihr PMS ist über Webhooks (eine automatische Weiterleitung — jede neue Anfrage geht sofort an Ihr System) möglich, sofern Ihr System eine offene API (eine direkte Schnittstelle, über die Ihr System und der Bot ohne Abtippen Daten austauschen) anbietet. Systeme wie Apaleo, protel oder Lodgify können auf Anfrage eingebunden werden, wenn sie eine entsprechende Schnittstelle haben — es gibt keinen fertigen Connector ohne individuelle Einrichtung. Die Basis-Version von Smartwebchat arbeitet ohne PMS-Anbindung und übergibt Anfragen per E-Mail — das reicht für viele kleinere Betriebe vollständig aus.
Kann der Bot Frühstücks- und Wellness-Buchungen annehmen?+
Ja. Sie konfigurieren, welche Zusatzservices der Bot annehmen soll — Frühstücks-Upgrade, Spa-Termin, Zimmer-Wäscheservice, Late-Check-out. Der Bot fragt die nötigen Details ab und leitet die Anfrage strukturiert ans zuständige Team weiter.
Was passiert, wenn ein Gast in einer anderen Sprache schreibt, die der Bot nicht kennt?+
Bei einer Sprache, die nicht konfiguriert ist, fällt der Bot auf Deutsch oder Englisch zurück und teilt dem Gast mit, dass er aktuell in diesen Sprachen antwortet. Der Gast wird gleichzeitig auf die Kontaktmöglichkeit per Telefon oder E-Mail hingewiesen, damit kein Anliegen verloren geht.
Wie gehen wir mit Gästedaten DSGVO-konform um?+
Alle Daten, die Gäste im Chat eingeben, werden auf Servern in der EU (Hetzner Online GmbH) gespeichert; die Antworten erzeugt im Standard-Modell Mistral (EU). Alle Auftragsverarbeiter sind in der Datenschutzerklärung namentlich benannt. Ein AVV nach DSGVO Art. 28 wird automatisch bereitgestellt.
Kann der Bot Gruppenanfragen für Events, Tagungen oder Hochzeiten aufnehmen?+
Ja. Sie können den Bot so einrichten, dass er bei Gruppenanfragen ab einer bestimmten Zimmerzahl oder bei Tagungsanfragen zusätzliche Informationen abfragt — Kontaktperson, Firmendaten, Veranstaltungsdatum, gewünschte Ausstattung. Diese Anfragen werden dann als priorisierte Anfrage an Ihr Event-Team übergeben.
Was kostet Smartwebchat für einen Hotelbetrieb?+
Die Kosten richten sich nach dem Gesprächsvolumen und dem gewünschten Funktionsumfang. Für eine transparente Preisauskunft besuchen Sie smartwebchat.eu oder kontaktieren Sie uns direkt — wir erstellen Ihnen ein Angebot, das zur Betriebsgröße Ihres Hotels passt.
Funktioniert der Bot auch für Pensionen, Ferienwohnungen und Hostels?+
Ja. Smartwebchat ist nicht auf Hotels beschränkt — auch Pensionen, Ferienwohnungen und Hostels können den Bot nutzen. Die Einrichtung ist dieselbe; Sie passen lediglich die Inhalte (Zimmertypen, Policies, Check-in-Prozess) an Ihren Betrieb an.
Kann der Bot auch Stornierungsanfragen bearbeiten?+
Der Bot nimmt Stornierungsanfragen entgegen, sammelt die nötigen Informationen (Name des Gastes, Buchungsnummer, Stornierungsgrund) und leitet sie strukturiert an Ihr Team weiter. Die finale Bearbeitung und Bestätigung der Stornierung erfolgt durch Ihr Rezeptionsteam — der Bot allein nimmt keine verbindlichen Stornierungen vor.
Wie lange dauert die Einrichtung?+
In der Standardvariante — ohne PMS-Integration — ist Smartwebchat für Ihr Hotel innerhalb von 48 Stunden einsatzbereit. Sie befüllen die Knowledge-Base mit Ihren Inhalten (Zimmertypen, Zeiten, lokale Empfehlungen), und wir begleiten Sie durch den Onboarding-Prozess.
