Kann der Bot eine Heilmittelverordnung rechtlich prüfen oder bewerten?+
Nein — und das ist auch so vorgesehen. Smartwebchat nimmt Verordnungs-Anfragen strukturiert entgegen und leitet sie an Ihr Praxis-Team weiter. Eine inhaltliche Prüfung der Verordnung (z. B. ob die Diagnosegruppe zur beantragten Therapie-Art passt, ob die Verordnungsmenge im Rahmen der HeilM-RL liegt oder ob ein Langfristiger Heilmittelbedarf vorliegt) erfolgt ausschließlich durch Ihre qualifizierten Therapeut:innen. Der Bot ist kein medizinisches Fachinstrument — er ist ein strukturierter Kommunikationskanal zwischen Patient:innen und Ihrer Praxis.
Wie integriert sich der Bot in unsere Praxissoftware (z. B. Theorg, Buchner, Epikur)?+
Eine direkte Systemanbindung über API (eine direkte Schnittstelle, über die Ihr System und der Bot ohne Abtippen Daten austauschen) erfordert je nach Software eigene Integrationsarbeit. Die unkomplizierteste Variante: Der Bot übergibt strukturierte Anfragen per E-Mail oder Webhook (eine automatische Weiterleitung — jede neue Anfrage geht sofort an Ihr System), die Sie dann manuell oder mit einem Automatisierungs-Layer (z. B. Make, n8n) in Ihre Praxissoftware übernehmen. Auf Wunsch kann Smartwebchat so konfiguriert werden, dass Anfragen exakt in dem Format ankommen, das Ihr Team weiterverarbeiten kann. Eine vollständige Zwei-Wege-Sync-Integration mit Theorg oder Buchner ist im aktuellen Stand nicht out-of-the-box verfügbar — sprechen Sie uns an, wenn das eine Anforderung ist.
Was passiert, wenn der Bot eine Frage nicht beantworten kann?+
Der Bot erkennt Fragen, für die keine hinterlegte Antwort vorliegt. In diesem Fall teilt er dem Nutzer mit, dass das Anliegen direkt an das Praxis-Team weitergeleitet wird, und erfasst Name und Rückruf-Wunsch. Das Praxis-Team erhält eine strukturierte Benachrichtigung. Sie entscheiden, welche Wissensinhalte im Bot hinterlegt sind — und können diese jederzeit eigenständig anpassen oder erweitern.
Darf der Bot Angehörigen Auskunft über Patient:innen geben?+
Nein. Der Bot darf und wird keine Auskunft über konkrete Patient:innen, deren Therapie-Verlauf, Diagnosen oder Behandlungsstand erteilen. Die berufsrechtliche Schweigepflicht der Heilmittelerbringer gilt uneingeschränkt. Der Bot nimmt ausschließlich neue Anfragen entgegen und beantwortet allgemeine Praxisfragen (Öffnungszeiten, Therapie-Angebot, Vorbereitungshinweise). Für individuelle Auskünfte zu bestehenden Patient:innen ist immer ein direktes Gespräch mit dem Praxis-Team notwendig.
Kann der Bot Verordnungen für alle GKV-Heilmittel-Arten annehmen (z. B. Logopädie, Ergotherapie, Podologie, Physiotherapie)?+
Ja. Der Bot ist konfigurierbar auf die spezifischen Therapie-Formen Ihrer Praxis. Sie hinterlegen, welche Leistungsarten Sie anbieten, und der Bot stellt entsprechende Rückfragen (z. B. Sprachtherapie vs. Stimmtherapie bei Logopädie; Sensorische Integration vs. Hirnleistungstraining bei Ergotherapie; Podologische Therapie vs. Nagelspangen-Behandlung bei Podologie). Therapie-Arten, die Sie nicht anbieten, werden ausgefiltert.
Wie stellen wir sicher, dass der Bot keine medizinischen Empfehlungen gibt?+
Das ist eine zentrale Konfigurationslinie. Der Bot ist darauf ausgelegt, Anfragen aufzunehmen und weiterzuleiten — er gibt keine Einschätzungen zu Symptomen, Therapie-Indikationen oder Diagnosen. Formulierungen, die eine medizinische Beurteilung implizieren würden, werden systematisch vermieden. Das Praxis-Team hinterlegt die Wissensinhalte.
Welche Datenschutz-Anforderungen gelten für Heilmittelpraxen speziell?+
Als Heilmittelerbringer unterliegen Sie neben der DSGVO auch der berufsrechtlichen Schweigepflicht und der Berufsordnung der jeweiligen Berufsgruppe. Gesundheitsdaten fallen unter DSGVO Art. 9 (besondere Kategorien). Smartwebchat fragt nicht nach Diagnosen, Therapie-Inhalten oder Verlaufsdaten. Der Gesprächsverlauf wird gespeichert und nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Das Hosting bei der Hetzner Online GmbH in der EU und der automatisch bereitgestellte AVV decken die datenschutzrechtliche Grundlage ab.
Kann der Bot auch Privatpatient:innen und GKV-Patient:innen unterschiedlich behandeln?+
Ja. Sie können für Kassen- und Privatpatient:innen unterschiedliche Abfrage-Pfade konfigurieren — z. B. differenzierte Hinweise zu Selbstzahler-Leistungen oder Privatrezepten. Der Bot fragt strukturiert nach dem Versicherungs-Status und leitet die Anfrage entsprechend weiter.
Was passiert mit Anfragen, die außerhalb der Sprechzeiten eingehen?+
Der Bot ist 24/7 erreichbar. Anfragen, die außerhalb Ihrer Sprechzeiten eingehen, werden vollständig erfasst und an Ihr Team übergeben, sobald die Praxis wieder geöffnet ist. Patient:innen erhalten eine automatische Bestätigung, dass ihre Anfrage eingegangen ist. Das vermeidet das Gefühl von Nicht-Erreichbarkeit — gerade bei Eltern, die für ihre Kinder eine Logopädie-Verordnung einlösen wollen, oder bei älteren Patient:innen mit eingeschränkter Mobilität.
Können wir den Bot-Text selbst anpassen, ohne IT-Kenntnisse?+
Ja. Die Wissensinhalte des Bots — Öffnungszeiten, Therapie-Angebot, Hinweistexte, FAQ-Antworten — werden über eine einfache Verwaltungsoberfläche gepflegt. Für strukturelle Änderungen am Bot-Ablauf steht das Smartwebchat-Team zur Verfügung.
Wie funktioniert der Bot bei Kinderpatient:innen, wenn die Kommunikation über Eltern läuft?+
Das ist bei Logopädie und Ergotherapie ein typisches Szenario. Der Bot fragt strukturiert nach: Ist die anfragende Person die Erziehungsberechtigte? Liegt eine ärztliche Verordnung für das Kind vor? Welche Therapie-Art ist verordnet? Die Anfrage wird klar als Eltern-Anfrage für ein Kind markiert und entsprechend ans Praxis-Team übergeben. Das erleichtert die Vor-Qualifizierung erheblich.
Gibt es eine Begrenzung, wie viele Anfragen der Bot pro Tag verarbeitet kann?+
Im Regelbetrieb ist die Kapazität nicht auf einen bestimmten Tagesdurchsatz begrenzt. Auch an Tagen mit hohem Anfrage-Volumen — z. B. nach Schulferien, wenn viele Eltern gleichzeitig Logopädie-Verordnungen einlösen wollen — arbeitet der Bot stabil. Alle Anfragen werden vollständig protokolliert und an Ihr Team übergeben.
Wie unterscheidet sich Smartwebchat von einem einfachen Kontaktformular?+
Ein Kontaktformular nimmt unstrukturierte Texteingaben entgegen. Smartwebchat stellt gezielte Rückfragen, die für Ihre Praxis relevant sind — Therapie-Art, Einheiten-Zahl, Kassen-Status, Hausbesuch, Wunsch-Therapeut:in. Das Ergebnis ist eine vollständige, strukturierte Anfrage, mit der Ihr Team sofort weiterarbeiten kann — ohne Rückruf-Schleife für fehlende Informationen.
Kann der Bot auch Informationen zum Zuzahlungs-Verfahren bereitstellen?+
Ja, über hinterlegte FAQ-Texte. Sie können Standardhinweise zu Zuzahlungsbefreiung, GKV-Zuzahlung nach § 32 Abs. 2 SGB V i.V.m. §§ 61, 62 SGB V und Befreiungsnachweis hinterlegen. Der Bot gibt diese Informationen aus — eine individuelle Berechnung für Patient:innen findet nicht statt.
