Kann der Bot Reservierungen direkt in unser System (z. B. resmio, OpenTable, Quandoo) übertragen?+
Smartwebchat übergibt Reservierungsanfragen per E-Mail oder Webhook (eine automatische Weiterleitung — jede neue Anfrage geht sofort an Ihr System) an Ihr Reservierungs-System. Eine Anbindung an Drittanbieter wie resmio, OpenTable oder Quandoo ist möglich, sofern das jeweilige System eine offene API (eine direkte Schnittstelle, über die Ihr System und der Bot ohne Abtippen Daten austauschen) oder Webhook-Schnittstelle anbietet — es gibt keinen fertigen Connector, der ohne individuelle Einrichtung funktioniert. In der Basisversion werden Anfragen strukturiert per E-Mail weitergeleitet; für die System-Integration ist eine kurze technische Einrichtung nötig. Wir klären gemeinsam, welches Ihrer Systeme angebunden werden soll.
Was passiert mit einer Reservierungsanfrage, die der Bot entgegennimmt — wer bestätigt dem Gast?+
Der Bot nimmt die Anfrage strukturiert auf und leitet sie an Ihr Team weiter. Die finale Bestätigung an den Gast erfolgt durch Sie oder Ihr Reservierungs-System — je nach Einrichtung per automatischer Bestätigungs-Mail oder manuell durch Ihr Team. Das stellt sicher, dass Sie immer die Kontrolle über die Verfügbarkeit behalten und keine ungewollten Über-Buchungen entstehen.
Kann der Bot Allergeninformationen aus unserer Speisekarte ausgeben?+
Ja — Sie hinterlegen Ihre Speisekarte inklusive Allergen-Kennzeichnungen in der Knowledge-Base von Smartwebchat. Der Bot kann einem Gast dann zeigen, welche Gerichte zum Beispiel glutenfrei oder laktosefrei sind. Wichtig: Der Bot gibt keine allergenbezogene Empfehlung und schließt keine persönliche Beratung für Gäste mit schweren Allergien aus. Bei bekannten Allergien empfehlen wir, den Bot so einzustellen, dass er den Gast explizit auf das direkte Gespräch mit dem Service-Personal hinweist.
Haftet Smartwebchat, wenn der Bot falsche Allergeninformationen ausgibt?+
Smartwebchat spielt die Informationen aus, die Sie als Betreiber hinterlegen. Die Verantwortung für die Korrektheit der Allergeninformationen liegt gemäß LMIV (EU 1169/2011) beim Restaurantbetrieb. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die hinterlegten Daten aktuell zu halten — insbesondere wenn sich Rezepturen ändern. Wir empfehlen, die Allergen-Daten bei jeder Speisekarten-Änderung zu aktualisieren und den Bot nicht als alleinige Informationsquelle für hochrisikoallergische Gäste zu positionieren.
Spricht der Bot auch Englisch und andere Sprachen?+
Ja. Smartwebchat erkennt automatisch die Sprache, in der ein Gast schreibt, und antwortet in derselben Sprache. Deutsch, Englisch und Französisch sind standardmäßig unterstützt; weitere Sprachen können über die Konfiguration aktiviert werden. Das ist besonders für Restaurants in touristischen Lagen und Städten relevant, wo ein erheblicher Anteil der Gäste keine Deutschkenntnisse mitbringt.
Was passiert, wenn der Bot eine Frage nicht beantworten kann?+
Kann der Bot eine Anfrage nicht beantworten — weil die Information nicht in der Knowledge-Base hinterlegt ist oder das Anliegen zu komplex ist — leitet er den Gast an Ihr Team weiter. Sie legen fest, ob das per Hinweis auf Ihre Telefonnummer, per E-Mail-Weiterleitung oder per Handover-Nachricht geschieht. Kein Gast bleibt ohne Reaktion.
Kann der Bot auch Gruppenreservierungen für Firmen-Events oder Geburtstage aufnehmen?+
Ja. Sie können den Bot so konfigurieren, dass er bei Gruppenreservierungen ab einer bestimmten Personenzahl (z. B. ab 10 Personen) zusätzliche Informationen abfragt — etwa eine Kontaktperson, eine Telefonnummer, besondere Menüwünsche oder die Frage nach einem festen Menü. Diese Anfragen werden dann als priorisierte Anfrage an Ihr Event-Team übergeben.
Kann der Bot Tagesangebote und aktuelle Specials anzeigen?+
Ja. Sie können in Smartwebchat eine pflegbare Knowledge-Base für Tagesangebote anlegen und diese regelmäßig aktualisieren. Der Bot spielt dann bei passender Gäste-Frage das aktuelle Angebot aus. Alternativ kann der Bot auf Ihre Website oder Speisekarten-URL verweisen, sofern Sie keine Knowledge-Base pflegen möchten.
Wie integriert sich der Bot in unsere bestehende Website?+
Smartwebchat wird als Widget in Ihre Website eingebunden — ein kleines JavaScript-Snippet wird im Footer oder in der Kopfzeile Ihrer Seite eingefügt. Die Einbindung erfordert keinen Programmierer.
Funktioniert der Bot auch, wenn ich gar keine eigene Website habe?+
Wenn Sie keine eigene Website betreiben, kann Smartwebchat als eigenständige Chat-Seite betrieben werden, die Sie z. B. in Ihrem Google-Business-Profil oder Social-Media-Auftritt verlinken. So erreichen Sie auch Gäste, die über Google Maps auf Ihr Restaurant stoßen.
Was kostet uns der Betrieb des Bots?+
Smartwebchat wird als monatliches SaaS-Abo abgerechnet. Die genaue Preisgestaltung richtet sich nach der Anzahl der Gespräche und dem Funktionsumfang. Auf smartwebchat.eu finden Sie aktuelle Tarifinformationen oder sprechen Sie uns direkt an — wir finden das passende Paket für Ihre Betriebsgröße.
Ist der Datenschutz für Gästedaten gewährleistet?+
Ja. Alle Daten werden auf Servern in der EU (Hetzner Online GmbH) gespeichert; die Antworten erzeugt im Standard-Modell Mistral (EU). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO Art. 28 wird automatisch bereitgestellt. Gästedaten werden nicht für Trainings- oder Werbezwecke genutzt; alle Auftragsverarbeiter sind in der Datenschutzerklärung namentlich benannt.
Können wir Sonderöffnungszeiten (Feiertage, Betriebsurlaub) im Bot hinterlegen?+
Ja. Sonderöffnungszeiten, Betriebsurlaub und Feiertagsregeln werden in der Knowledge-Base gepflegt. Der Bot gibt Gästen dann automatisch die korrekten Informationen aus — keine manuelle Anpassung der Website nötig.
Wie schnell ist der Bot einsatzbereit?+
Nach der Einrichtung — Hinterlegen der Speisekarte, Öffnungszeiten, Kontaktdaten und Reservierungsprozess — ist Smartwebchat in der Regel innerhalb von 48 Stunden live. Für die initiale Einrichtung stehen wir Ihnen mit einem Onboarding-Prozess zur Seite.
Können mehrere Mitarbeiter die eingehenden Anfragen sehen?+
Ja. Anfragen, die der Bot an Ihr Team weiterleitet, können an eine oder mehrere E-Mail-Adressen oder an einen Webhook-Kanal (eine automatische Weiterleitung — jede neue Anfrage geht sofort an Ihr System, z. B. eine interne App) übergeben werden. So sieht das gesamte Team die eingehenden Reservierungen und kann reagieren.
Was unterscheidet Smartwebchat von einem einfachen Kontaktformular?+
Ein Kontaktformular gibt keine sofortige Antwort, kann keine Rückfragen stellen und gibt dem Gast kein Feedback. Smartwebchat führt ein strukturiertes Gespräch: Der Bot fragt nach fehlenden Informationen nach, gibt sofort Auskunft auf häufige Fragen und übergibt eine vollständige, strukturierte Anfrage an Ihr Team — statt einer unvollständigen Formular-E-Mail.
