KI-Chatbot für Versicherungsmakler

Erreichbar sein, wenn der Schaden passiert

Schadensmeldungen kommen abends und am Wochenende, Vertragsfragen mitten im Kundentermin. Der KI-Chatbot nimmt beides strukturiert auf und übergibt es Ihrem Büro — die Beratung bleibt bei Ihnen.

Keine Anmeldung nötig · In unter 10 Sekunden · DSGVO-konform

Chatbot für mein Maklerbüro

Kennen Sie das?

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Schadensmeldungen erreichen Sie außerhalb der Bürozeiten — der Anrufbeantworter nimmt keine Details auf

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Interessenten fragen zuerst, ob Sie unabhängig beraten, und Sie erklären es täglich neu

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Änderungswünsche zu Adresse und Bankverbindung binden Zeit, die für Beratung fehlt

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Sie sind tagsüber beim Kunden — das Telefon im Büro klingelt trotzdem

Wie Smartwebchat Ihnen hilft

Vollständige Anfrage von Anfang an

Welche Angaben ein Angebot braucht, fragt der Bot strukturiert ab. Sie bekommen einen Vorgang, nicht den Anfang eines Gesprächs.

Erreichbar rund um die Uhr

Schadensmeldungen kommen abends und am Wochenende. Der Bot nimmt sie mit allen nötigen Angaben auf — Sie starten morgens mit einem fertigen Vorgang statt mit einem Rückruf.

Registereintrag als Vertrauensanker

Die gewerbebezogenen Daten im Vermittlerregister sind frei einsehbar. Der Bot verweist darauf — Interessenten prüfen Ihr Büro, bevor sie anrufen.

Die Empfehlung bleibt beim Makler

Nach § 34d Abs. 1 GewO übernimmt der Makler die Vermittlung „für den Auftraggeber … ohne von einem Versicherungsunternehmen … damit betraut zu sein“ — anders als der Vertreter. Diesen Unterschied erklärt der Bot; die Empfehlung selbst spricht er nie aus.

Hosting in der EU

Betrieb innerhalb der EU, mit automatischem AVV. Der Bot fragt keine Vertragsnummern, Gesundheits- oder Bankdaten ab. Was Sie zu einem Schaden schildern, steht im Gesprächsverlauf, der nach 30 Tagen automatisch gelöscht wird; als Anfrage geht es zusätzlich ans Büro und bleibt dort, bis es gelöscht wird.

Was Interessenten wirklich fragen

Sie sehen, welche Sparten, Fristen und Abläufe am häufigsten angefragt werden — und wo eine Antwort auf Ihrer Website fehlt.

So klingt Ihr Chatbot

Bei mir ist gestern Abend ein Wasserschaden aufgetreten — was mache ich jetzt?: Das tut mir leid. 💧 Damit wir sofort loslegen können, brauche ich ein paar Angaben: • Wann ist der Schaden aufgetreten? • Was ist betroffen (Raum, Gegenstände)? • Haben Sie Fotos gemacht? • Ist die Ursache bekannt und behoben? Schildern Sie es einfach hier — ich lege den Vorgang an und Ihr Ansprechpartner meldet sich zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Wichtig: Ob und in welchem Umfang der Schaden gedeckt ist, entscheide ich nicht — das prüft Ihr Makler.
Sind Sie unabhängig oder arbeiten Sie für eine bestimmte Versicherung?: Eine berechtigte Frage — sie ist sogar gesetzlich geregelt. ⚖️ § 34d Abs. 1 GewO unterscheidet zwei Rollen: • Der **Versicherungsvertreter** ist „als Versicherungsvertreter eines oder mehrerer Versicherungsunternehmen … damit betraut“, Versicherungsverträge zu vermitteln • Der **Versicherungsmakler** übernimmt die Vermittlung „für den Auftraggeber … ohne von einem Versicherungsunternehmen … damit betraut zu sein“ Wir sind Makler — also auf Ihrer Seite des Tisches. Sie müssen sich darauf nicht verlassen: Die Daten im Vermittlerregister sind frei einsehbar, Sie können den Eintrag selbst nachschlagen.
Ich brauche ein Angebot für eine Betriebshaftpflicht — was benötigen Sie von mir?: Gerne. 📄 Für ein belastbares Angebot brauchen wir üblicherweise: • Ihre Tätigkeit und Branche • Ungefähre Mitarbeiterzahl • Jahresumsatz (Schätzung reicht zunächst) • Bestehende Vorversicherung, falls vorhanden Nennen Sie mir, was Sie schon zur Hand haben — den Rest klärt Ihr Ansprechpartner im Gespräch. Ich leite Ihre Anfrage direkt weiter.
Werden meine Angaben gespeichert?: Ja, unterschiedlich lange — im Einzelnen: 🔒 • Der Chat läuft auf Servern in der EU (Hetzner Online GmbH), ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt automatisch vor • Der Bot fragt keine Vertragsnummern, Gesundheits- oder Bankdaten ab — zum Schadenshergang fragt er sehr wohl, denn dafür ist er da • Der Gesprächsverlauf wird gespeichert und nach 30 Tagen automatisch gelöscht • Ihre Anfrage selbst — Kontaktdaten und Schadensschilderung — geht ans Büro und bleibt dort, bis jemand sie löscht; sie fällt nicht unter die 30 Tage • Was Sie hier schildern, geht an Ihren Ansprechpartner — nicht an einen Versicherer Wenn Sie etwas lieber nicht im Chat schreiben möchten: Hinterlassen Sie einfach Name und Rückrufwunsch, den Rest besprechen Sie persönlich.

Kostenlos testen

Ihr individueller KI-Chatbot ist sofort startklar. 14 Tage kostenlos, monatlich kündbar, keine Kreditkarte.

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Warum Maklerbüros einen KI-Chatbot einsetzen

Die erste Frage ist keine Fachfrage, sondern eine Rollenfrage

Wer ein Maklerbüro zum ersten Mal anspricht, will selten etwas über Tarife wissen. Er will wissen, auf wessen Seite sein Gegenüber steht. Das Gesetz beantwortet das ausdrücklich: Versicherungsvertreter ist nach § 59 Absatz 2 VVG, wer von einem Versicherer damit betraut ist, gewerbsmäßig Versicherungsverträge zu vermitteln oder abzuschließen. Versicherungsmakler ist nach § 59 Absatz 3 VVG, wer die Vermittlung für den Auftraggeber übernimmt, ohne von einem Versicherer damit betraut zu sein. Der Bundesgerichtshof hat diese Stellung in seiner Entscheidung vom 22. Mai 1985 (IVa ZR 190/83) als die eines treuhänderähnlichen Sachwalters des Versicherungsnehmers beschrieben — bis heute als „Sachwalterurteil" zitiert. Die Erlaubnis erteilt nach § 34d Absatz 1 GewO die zuständige Industrie- und Handelskammer, eingetragen wird das Büro im Vermittlerregister nach § 11a GewO, das die zuständige Industrie- und Handelskammer als Registerbehörde führt und dessen gewerbebezogene Daten öffentlich einsehbar sind. Diese Frage lässt sich also beantworten, ohne dass jemand berät.

Beraten darf das Büro — aber nur in dokumentierter Form

Ein Maklerbüro darf beraten, es muss sogar. § 60 Absatz 1 VVG verpflichtet den Makler, seinem Rat eine hinreichende Zahl von auf dem Markt angebotenen Versicherungsverträgen und von Versicherern zugrunde zu legen. § 61 Absatz 1 VVG verlangt, den Versicherungsnehmer nach seinen Wünschen und Bedürfnissen zu befragen, ihn zu beraten und die Gründe für jeden erteilten Rat anzugeben. § 62 VVG bestimmt, dass das vor Abgabe der Vertragserklärung in Textform zu übermitteln ist, § 63 VVG knüpft daran die Haftung. Die Grenze für digitale Kanäle liegt damit anders, als viele erwarten: Nicht die Beratung ist das Problem, sondern unbelegte Beratung. Ein Chatbot, der auf der Website einen Tarif empfiehlt, erzeugt genau das — einen Rat ohne Beratungsgrundlage, ohne Bedarfsermittlung, ohne Textform. Smartwebchat ist deshalb als Aufnahme-Werkzeug eingerichtet: Der Bot erklärt Abläufe, fragt Anliegen strukturiert ab und übergibt sie. Er empfiehlt keinen Tarif und beantwortet keine Deckungsfrage.

Der Schadenfall ist keine Saison, sondern ein Ereignis

Andere beratende Berufe haben ihre Lastspitzen im Kalender. Ein Maklerbüro hat sie im Wetterbericht. Ein Sturm am Sonntagabend, eine Frostnacht, ein Hagelzug über einem Gewerbegebiet — und am Montagmorgen klingeln alle Leitungen gleichzeitig. Der Druck ist dabei nicht eingebildet: § 30 Absatz 1 VVG verpflichtet den Versicherungsnehmer, den Eintritt des Versicherungsfalles dem Versicherer unverzüglich anzuzeigen, nachdem er davon Kenntnis erlangt hat. Wer das weiß, wartet nicht bis Dienstag. Ein Anrufbeantworter nimmt genau das nicht auf, worauf es ankommt: wann der Schaden eingetreten ist, was betroffen ist, ob die Ursache bekannt und behoben ist, ob Fotos existieren, ob schon ein Handwerksbetrieb eingeschaltet wurde. Ein Chatbot fragt diese Punkte ab, ob spätabends oder am Feiertag. Eines tut er ausdrücklich nicht: eine Schadenmeldung rechtsverbindlich entgegennehmen. Er ist weder Versicherer noch dessen Empfangsvertreter — und sagt das im Gespräch selbst.

Wer den Makler bezahlt — und warum diese Frage so früh kommt

Die Vergütungsfrage stellt sich in Ihrem Erstkontakt früh, weil die Antwort für Laien überraschend ist: Die Vergütung ist üblicherweise als Courtage im Beitrag enthalten und wird vom Versicherer gezahlt, nicht separat überwiesen. Genau darüber ist aufzuklären. § 15 VersVermV verlangt beim ersten Geschäftskontakt eine Erstinformation, die unter anderem Name und Geschäftsanschrift, die Registrierungsnummer, die Anschrift der Schlichtungsstelle und Angaben zur Art der Vergütung enthält. Daneben steht die Honorarberatung, aber nicht als Variante desselben Berufs: Der Versicherungsberater braucht nach § 34d Absatz 2 GewO eine eigene Erlaubnis und darf sich nur durch den Auftraggeber vergüten lassen. In die andere Richtung zieht § 48b VAG eine harte Grenze — Vermittlern ist untersagt, Versicherungsnehmern Sondervergütungen zu gewähren oder zu versprechen. Ein Bot, der als Gesprächsanreiz eine Prämie andeutet, würde genau das tun.

Maklervertrag, Vollmacht, Betreuerwechsel — und was im Chat nicht landet

Zwei Dokumente stehen am Anfang jeder Zusammenarbeit und werden regelmäßig verwechselt: Der Maklervertrag regelt das Auftragsverhältnis zwischen Kunde und Büro, die Maklervollmacht legitimiert das Büro gegenüber den Versicherern. Für die Website folgt daraus eine schlichte Aufgabe: Beide Dokumente lassen sich erklären, ohne dass jemand berät — was der Maklervertrag regelt, was die Vollmacht bewirkt, welche Unterlagen dazugehören. Der Bot gibt diese Erklärung wieder und nimmt den Wunsch nach den Unterlagen auf; ausgefüllt und unterschrieben wird im Büro. Daneben prägt ein zweiter Vorgang das Segment — der Wechsel des betreuenden Maklers. Er wird häufig gesucht und selten verstanden, weil die naheliegende Sorge falsch ist: Beim Betreuerwechsel wird nicht der Versicherungsvertrag gekündigt, sondern die Betreuung des bestehenden Bestands wechselt. Das ist Ablauf-Information, keine Beratung, und damit genau der Stoff für eine Website. Bei den Daten selbst hält sich der Bot bewusst zurück: Anfragen zu Kranken-, Berufsunfähigkeits- oder Unfallversicherungen führen schnell zu Gesundheitsangaben, die nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind. Er fragt nicht danach. Anders als bei Arztpraxen und Apotheken filtert kein zusätzlicher Serverdienst nach, wenn jemand trotzdem ausholt — Versicherungsvermittlung ist kein Heilberuf, die Zurückhaltung liegt in der Gesprächsführung.

Häufige Fragen

Berät der Chatbot unsere Interessenten zu Tarifen?

Nein, und das ist Absicht. Der Bot empfiehlt keinen Tarif, bewertet keinen bestehenden Vertrag und beantwortet keine Deckungsfrage. Der Grund liegt in Ihrer Pflichtenlage: § 61 Absatz 1 VVG verlangt Befragung, Beratung und die Gründe für jeden erteilten Rat, § 62 VVG die Übermittlung in Textform. Ein Rat, der im Chat entsteht, wäre ein Rat ohne Beratungsgrundlage und ohne Dokumentation.

Kann der Chatbot erklären, dass wir Makler und nicht Vertreter sind?

Ja, und diese Frage wird bei Ihnen oft als eine der ersten gestellt. Der Bot gibt den gesetzlichen Unterschied wieder: Der Versicherungsvertreter ist nach § 59 Absatz 2 VVG von einem Versicherer mit der Vermittlung betraut, der Versicherungsmakler übernimmt sie nach § 59 Absatz 3 VVG für den Auftraggeber, ohne damit betraut zu sein. Auf Wunsch ergänzt er das Sachwalterurteil des Bundesgerichtshofs vom 22. Mai 1985 (IVa ZR 190/83).

Kann der Chatbot auf unseren Eintrag im Vermittlerregister verweisen?

Ja. Das Vermittlerregister nach § 11a GewO führt die örtlich zuständige Industrie- und Handelskammer als Registerbehörde; die technische Umsetzung läuft gemeinsam über die DIHK-Plattform. Die gewerbebezogenen Daten sind frei einsehbar. Sie hinterlegen Ihre Registrierungsnummer, der Bot nennt sie auf Nachfrage — ein Vertrauensanker, der nicht von Ihrer eigenen Darstellung abhängt.

Nimmt der Chatbot eine Schadenmeldung rechtsverbindlich entgegen?

Nein. Der Bot ist weder Versicherer noch dessen Empfangsvertreter und ersetzt keine Anzeige gegenüber dem Versicherer. Er nimmt die Schilderung strukturiert auf und übergibt sie Ihrem Büro — und sagt das selbst, sinngemäß „Ich lege den Vorgang an und leite ihn weiter; die Meldung an den Versicherer läuft über das Büro." Die Formulierung ist konfigurierbar; wir empfehlen, sie stehen zu lassen.

Kann der Chatbot erklären, wie eine Schadenmeldung bei uns abläuft?

Ja, das ist der wichtigste Einsatz. Sie hinterlegen den Ablauf so, wie er in Ihrem Büro läuft: welche Angaben Sie brauchen, welche Unterlagen helfen, wann eine Rückmeldung kommt, was der Kunde in der Zwischenzeit tun oder unterlassen sollte. Eine Frage wie „Bei mir ist gestern Abend die Waschmaschine ausgelaufen — was mache ich jetzt?" bekommt so sofort eine Ablauf-Antwort.

Was passiert mit Meldungen, die nachts oder am Wochenende eingehen?

Sie werden vollständig aufgenommen und sofort per E-Mail oder Webhook übergeben — eine automatische Weiterleitung, bei der jeder neue Vorgang direkt an Ihr System geht. Für Schadenvorgänge können Sie eine eigene Zieladresse festlegen. Der Kunde erhält eine Eingangsbestätigung mit dem Hinweis, wann sich das Büro meldet.

Kollidiert ein Chatbot mit unserer Beratungs- und Dokumentationspflicht?

Nur, wenn der Bot berät. Die Pflichten aus §§ 60 bis 62 VVG knüpfen an den erteilten Rat an, § 63 VVG macht daraus eine Haftung. Ob die Nutzung eines Aufnahme-Werkzeugs diese Kette berührt, hängt von Ihrer Konfiguration ab — deshalb hinterlegen Sie keine Tarifaussagen oder Deckungseinschätzungen in der Wissensbasis. Für Ihren konkreten Aufbau ziehen Sie bitte eigene rechtliche Beratung hinzu.

Kann der Chatbot unsere Erstinformation nach § 15 VersVermV ausliefern?

Er kann sie verlinken und im Gespräch darauf hinweisen. § 15 VersVermV verlangt beim ersten Geschäftskontakt unter anderem Angaben zu Name und Geschäftsanschrift, zur Registrierungsnummer, zur Anschrift der Schlichtungsstelle und zur Art der Vergütung. Ob ein Chat-Kontakt bereits ein erster Geschäftskontakt im Sinne der Vorschrift ist, klären Sie mit Ihrer rechtlichen Beratung — Smartwebchat ersetzt die Erstinformation nicht.

Darf der Chatbot beantworten, was unsere Beratung den Kunden kostet?

Er gibt wieder, was Sie hinterlegen, und die Grundaussage steht ohnehin fest: Die Vergütung ist als Courtage im Beitrag enthalten und wird vom Versicherer gezahlt. Konkrete Beträge oder Aussagen zu einzelnen Verträgen gehören nicht in die Wissensbasis. Die Frage „Was kostet mich das?" beantwortet der Bot auf der Ebene des Modells, nicht des Vertrags.

Wir arbeiten auf Honorarbasis — passt der Bot dazu?

Ja, an der Funktion ändert die Vergütungsform nichts. Wichtig ist die Sauberkeit der Darstellung: Der Versicherungsberater bedarf nach § 34d Absatz 2 GewO einer eigenen Erlaubnis der Industrie- und Handelskammer, muss ohne wirtschaftliche Abhängigkeit vom Versicherer tätig sein und darf sich nur durch den Auftraggeber vergüten lassen. Arbeiten Sie unter dieser Erlaubnis, hinterlegen Sie das entsprechend.

Darf der Chatbot Rabatte oder eine Wechselprämie in Aussicht stellen?

Nein, und das ist keine Stilfrage. § 48b VAG untersagt Versicherungsunternehmen und Vermittlern, Versicherungsnehmern Sondervergütungen zu gewähren oder zu versprechen. Ein Bot, der als Gesprächsanreiz eine Prämie andeutet, würde genau ein solches Versprechen erzeugen. Der Standard-Aufbau enthält keine Anreiz-Formulierungen dieser Art.

Kann der Chatbot den Ablauf eines Maklerwechsels erklären?

Ja. Das ist reine Ablauf-Information und deshalb genau der Stoff für eine Website. Der Bot erklärt, dass beim Wechsel der Betreuung der bestehende Versicherungsvertrag nicht gekündigt wird, welche Unterlagen Ihr Büro benötigt und wie lange der Vorgang dauert. Maklervertrag und Maklervollmacht werden nicht im Chat geschlossen.

Was passiert mit Gesundheits-, Vertrags- und Bankdaten im Chat?

Der Bot fragt sie nicht ab. Gesundheitsangaben aus Kranken-, Berufsunfähigkeits- oder Unfallanfragen sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt; er verweist auf das persönliche Gespräch, wenn jemand von sich aus ausholt. Vertragsnummern, Beitrags- und Bankdaten ebenso wenig. Was trotzdem geschrieben wird, steht im Gesprächsverlauf — dieser wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht, die Kontaktanfrage bleibt bis zur Löschung durch Ihr Büro.

Wo laufen die Daten, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Der Betrieb läuft innerhalb der EU, bei der Hetzner Online GmbH; ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird bereitgestellt. Anders als bei Rechtsanwälten oder Steuerberatern folgt die Vertraulichkeit im Maklerbüro nicht aus einer eigenen strafbewehrten Berufsordnung, sondern aus dem Maklervertrag und dem Datenschutzrecht — geprüft wird deshalb entlang von Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitung und Datensparsamkeit.

Lässt sich der Chatbot an unser Maklerverwaltungsprogramm anbinden?

Technisch möglich, aber nicht Teil der Basis. Standardmäßig übergibt Smartwebchat Vorgänge per E-Mail oder Webhook — eine automatische Weiterleitung sofort an ein Zielsystem. Ob Ihr MVP eingehende Vorgänge über eine Schnittstelle annimmt, hängt vom Hersteller ab. Eine vorkonfigurierte Anbindung an ein Maklerverwaltungsprogramm, an Versicherer-Systeme oder an Branchenstandards des Versicherungsvertriebs gibt es nicht — wir sichern sie ausdrücklich nicht zu.

Kann der Chatbot Anfragen nach Sparten trennen?

Ja. Sie legen fest, welche Bereiche Ihr Büro betreut — etwa Gewerbe und Privat oder feiner nach Kfz, Sach, Haftpflicht, Kranken und betrieblicher Altersversorgung. Der Bot fragt zu Beginn danach und übergibt an die Adresse oder den Webhook, den Sie für diesen Bereich hinterlegt haben.

Wie lange dauert die Einrichtung, und wer pflegt die Inhalte danach?

Die Einrichtung dauert Stunden, nicht Wochen: Bürodaten, betreute Sparten, Schadenablauf, Erreichbarkeiten und die Zieladressen für die Übergabe. Danach ändern Sie die Texte selbst, im Browser und ohne Entwicklerhilfe. Für die Pflege bringt dieses Segment einen eingebauten Anlass mit: Wer ohnehin seine Weiterbildung nach § 34d Absatz 9 GewO dokumentiert, kann bei derselben Gelegenheit prüfen, ob die hinterlegten Abläufe und Zuständigkeiten noch stimmen.