Gibt der Bot Steuerberatung oder rechtliche Einschätzungen?+
Nein. Smartwebchat ist kein Steuerberatungs-System. Der Bot beantwortet Fragen auf Basis der Knowledge-Base, die Ihre Kanzlei selbst pflegt — also allgemeine Informationen zu Fristen, Unterlagen, DATEV-Zugängen und Kanzlei-Abläufen. Individuelle steuerliche Einschätzungen, Sachverhaltsbeurteilungen oder Gestaltungsempfehlungen sind nicht Gegenstand des Systems. Sobald eine Anfrage über Standardinformation hinausgeht, leitet der Bot an Ihre Kanzlei weiter.
Was bedeutet § 57 StBerG für den Einsatz eines Chatbots?+
§ 57 StBerG verpflichtet Steuerberater zur Verschwiegenheit. Diese Pflicht trifft die Kanzlei selbst; ob sie auf eingesetzte Dienstleister durchschlägt, ist Auffassung der Kammerpraxis und steht nicht im Gesetzeswortlaut. Smartwebchat speichert Daten auf Servern in der EU (Hetzner Online GmbH), stellt einen AVV nach Art. 28 DSGVO automatisch bereit und überträgt im Standard-Modell keine Daten in Drittländer. Für die vollständige Compliance-Prüfung empfehlen wir, die Einrichtung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und ggf. der Bundessteuerberaterkammer abzustimmen.
Wie lässt sich der Bot mit DATEV integrieren?+
Eine direkte Plug-and-Play-Integration in DATEV-Software (DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Unternehmen online) ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht als vorkonfiguriertes Connector-Modul verfügbar. Smartwebchat übergibt strukturierte Anfragedaten per E-Mail oder Webhook (eine automatische Weiterleitung — jede neue Anfrage geht sofort an Ihr System). Über Webhook können Sie Daten in ein Zwischensystem leiten (z. B. Make, Zapier), das seinerseits in DATEV schreibt — sofern die DATEV-Schnittstellen das erlauben. Sprechen Sie uns vor dem Onboarding auf die gewünschte Integration an.
Kann der Bot Mandanten zu Fristen informieren, ohne eine individuelle Steuerauskunft zu geben?+
Ja — der Unterschied liegt in der Allgemeinheit der Information. „Die allgemeine Abgabefrist für Steuerpflichtige ohne Steuerberater ist der 31. Juli des Folgejahres" ist eine öffentlich bekannte, nicht individuelle Information. Der Bot gibt diese aus Ihrer Knowledge-Base aus. Individuelle Fristverlängerungen, Sonderfälle oder die Berechnung konkreter Vorauszahlungen werden nicht beantwortet — diese Anfragen werden an die Kanzlei weitergeleitet.
Was passiert, wenn ein Mandant eine komplexe steuerliche Frage stellt?+
Der Bot erkennt, wenn eine Anfrage über die hinterlegten Knowledge-Base-Antworten hinausgeht, und gibt eine Übergabe-Formulierung aus: „Diese Frage beantworten wir gerne persönlich — ich nehme Ihre Anfrage auf und das Kanzlei-Team meldet sich zurück." Ton und Formulierung dieser Übergabe können Sie selbst konfigurieren. Kein Mandant bleibt ohne Reaktion — der Unterschied liegt nur darin, ob die Antwort sofort oder nach Rücksprache kommt.
Kann der Bot unterschiedliche Mandanten-Typen (Privat, Unternehmer, GmbH) unterscheiden?+
Ja. Sie können den Bot so konfigurieren, dass er zu Beginn eines Gesprächs nach dem Mandanten-Typ fragt und die Knowledge-Base-Inhalte entsprechend filtert. Privatmandanten erhalten die Privat-Belegliste, Unternehmermandanten die Unternehmer-Variante, GmbH-Mandanten erhalten Hinweise zu Jahresabschluss und Körperschaftsteuer. Diese Differenzierung pflegen Sie einmalig in der Knowledge-Base.
Wie aktuell sind die Fristen-Informationen im Bot?+
Der Bot gibt nur aus, was Sie in der Knowledge-Base eingepflegt haben. Sie sind verantwortlich für die Aktualität dieser Informationen. Wir empfehlen, einen festen Kanzlei-internen Prozess zu etablieren (z. B. jährliche Prüfung im Januar), um Fristen bei Gesetzesänderungen zu aktualisieren. Smartwebchat bietet keine automatische Synchronisierung mit Steuergesetz-Datenbanken.
Können wir den Bot für die Kommunikation mit bestehenden Mandanten und für Neukunden-Akquise einsetzen?+
Beides ist möglich, empfiehlt sich aber in getrennten Konfigurationen. Für Bestandsmandanten eignet sich ein Bot, der tief in Kanzlei-Abläufe eingebettet ist (DATEV-Fragen, Fristen, Beleglisten, Terminvereinbarung). Für potenzielle Neukunden eignet sich ein schlanker Erstkontakt-Bot, der Anliegen aufnimmt und die Kanzlei-Leistungen vorstellt. Sie können beide Varianten über denselben Smartwebchat-Account verwalten.
Wird der Bot von Mandanten als unpersönlich wahrgenommen?+
Das hängt von der Konfiguration ab. Ein Bot, der klar kennzeichnet, dass er ein Assistent ist, und der bei komplexen Fragen sofort an das Kanzlei-Team weiterleitet, wirkt professionell — nicht unpersönlich. Viele Mandanten bevorzugen es, Routinefragen (Frist, Unterlage, DATEV) über den Chat zu klären, anstatt in der Warteschleife zu hängen. Die persönliche Beratung bleibt beim Steuerberater.
Wie geht der Bot mit Mandanten um, die keine digitalen Kanäle nutzen?+
Smartwebchat ist ein Web-Chatbot. Mandanten, die ausschließlich per Telefon kommunizieren, erreichen den Bot nicht. Der Bot ersetzt das Telefon nicht — er entlastet es. Das Telefon bleibt für alle anderen.
Kann der Bot auf Kanzlei-eigene Vorlagen und Formulare hinweisen?+
Ja. Sie können in der Knowledge-Base Links zu Dokumenten hinterlegen (z. B. auf Ihrer Kanzlei-Website gehostete Vollmachts-PDFs) oder den Bot anweisen, Mandanten aufzufordern, sich beim Sekretariat ein Formular schicken zu lassen. Eine direkte Datei-Übertragung über den Chat ist im Standard nicht aktiviert, um DSGVO-Risiken bei unverschlüsselter Datenübermittlung zu minimieren.
Muss jeder Mandant informiert werden, dass er mit einem KI-System spricht?+
Ja. Transparenz ist nach DSGVO (insbesondere Art. 13/14) und allgemeinen Grundsätzen geboten. Smartwebchat zeigt in jedem Chat einen deutlichen Hinweis an, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt. Konsultieren Sie Ihren Datenschutzbeauftragten für die konkrete Formulierung.
Wie lange dauert die Einrichtung, und wer pflegt die Knowledge-Base?+
Die Basis-Einrichtung (Kanzleiname, Kontaktdaten, Standard-Fristen-Informationen, E-Mail-Weiterleitung) ist innerhalb von 48 Stunden abgeschlossen. Die Knowledge-Base pflegen Sie selbst über ein einfaches Backend — keine Programmierkenntnisse nötig. Wir empfehlen, zur Steuersaison die Fristen einmalig zu prüfen und ggf. zu aktualisieren.
Können wir den Bot auch für Mitarbeiter-Kommunikation (z. B. neue Azubis) nutzen?+
Das ist technisch möglich, liegt aber außerhalb des primären Einsatzzwecks. Wenn Sie den Bot auf einem internen Kanal einsetzen möchten, der nicht öffentlich zugänglich ist, sprechen Sie uns auf die Konfiguration an. Der primäre Use Case sind Mandantenkommunikation und Erstkontakt.
Wie lange bleiben Mandantenanfragen und Gesprächsverläufe gespeichert?+
Zwei Fristen, die sich unterscheiden. Der Gesprächsverlauf — also das, was Mandant und Bot einander geschrieben haben — wird gespeichert und nach 30 Tagen automatisch gelöscht; diese Frist gilt für alle Accounts gleich und ist nicht pro Kanzlei einstellbar. Die daraus entstandene Kontaktanfrage mit Name, Kontaktdaten und Anliegen-Kategorie bleibt dagegen bestehen, bis Sie sie im Dashboard löschen — sie ist ja das Arbeitsergebnis, das Ihr Sekretariat weiterverarbeitet. Für Ihr Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO heißt das: zwei Verarbeitungen mit unterschiedlicher Speicherdauer, die getrennt zu dokumentieren sind. Der Bot gibt keine Steuerberatung; schildert ein Mandant einen konkreten Fall, steht das im Gesprächsverlauf, der nach 30 Tagen gelöscht wird, und kann auch in die Zusammenfassung der Kontaktanfrage übergehen, für die diese Frist nicht gilt.
Können Mandanten Belege oder Dokumente direkt über den Chat hochladen?+
Der Bot ist primär für die Anliegen-Aufnahme und Beantwortung wiederkehrender Fragen konzipiert, nicht als Dokumenten-Postfach. Für Beleg-Übermittlung empfehlen wir den Verweis auf etablierte, abgesicherte Kanäle wie DATEV Meine Steuern, ein eigenes Mandanten-Portal oder einen verschlüsselten E-Mail-Versand — der Bot kann den Mandanten gezielt dorthin lotsen. Vorteil: Sie vermeiden, dass Mandanten unverschlüsselte WhatsApp-Fotos von Lohnabrechnungen senden. Eine direkte Upload-Funktion im Chat ist auf Anfrage als Custom-Integration umsetzbar, sollte aber datenschutzrechtlich mit Ihrem DSB abgestimmt werden.
